Allt om bokföring

Inkomster och utgifter – Din inkomst uppstår i samma ögonblick som du säljer någonting, vare sig du får kontanta pengar i kassan eller skickar en kundfaktura. När du köper en vara uppstår din utgift i samma ögonblick som du betalar och får kvittot, eller när du får räkningen i handen. Inkomster och utgifter kan alltså uppstå även om inga betalningar gjorts.

Inbetalningar och utbetalningar – Inbetalningar uppstår när du får betalt av en kund, gör insättningar av egna medel, tar ett nytt lån till företaget o.s.v. Utbetalningar uppstår när du betalar ut pengar från företaget. Företagets likvida medel eller betalningsberedskap är inbetalningarna minus utbetalningarna. Tänk på att företagets resultat inte är liktydigt med hur mycket pengar som finns tillgängliga för närvarande.

Intäkter och kostnader – Inkomsterna under en viss period är företagets intäkter och utgifterna under samma period är företagets kostnader. Kostnader är det som förbrukats och intäkter de varor eller tjänster som sålts under en aktuell period. Företagets resultat är skillnaden mellan intäkterna och kostnaderna.

Dubbel bokföring, debet och kredit – Det vanligaste sättet att bokföra på är dubbel bokföring. Tanken med dubbel bokföring är att man på en och samma gång ska kunna se hur en affärshändelse påverkar både resultatet och den ekonomiska balansen. Det betyder att debet och kredit alltid måste vara lika stora.

Debet betyder vänster sida av ett konto och kredit höger sida av ett konto i bokföringen. När du debiterar ett konto för du aktuellt belopp på kontots vänstra sida och när du krediterar för du beloppet på kontots högra sida. Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto är kontots saldo.

Tillgångar och skulder – Företagets tillgångar delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångarna är vad som används eller innehas av företaget under en längre tid. Några exempel är aktieinnehav, fastigheter, maskiner och inventarier. Även så kallade immateriella tillgångar, t.ex. patent, räknas som anläggningstillgångar. Omsättningstillgångar är tillgångar som finns i företaget under en kortare tid (högst ett år), exempelvis lager, kundfordringar, kassa, bankgiro.

Företagets skulder delas upp i långfristiga och kortfristiga. Skulder som inte ska betalas inom det närmaste året, t.ex. banklån, räknas som långfristiga. Kortfristiga skulder är sådana som finns i företaget under en kortare tid. Det kan bland annat vara leverantörsskulder, moms- och skatteskulder, personalskatt eller kortfristiga lån.

Verifikationer – En verifikation är den skriftliga handling som visar att en affärshändelse ägt rum. Verifikationerna kan bestå av kvitton, fakturor, bankbesked, löneutbetalningar och finns i både fysisk och elektronisk form.

Säg att du vill ha en bättre koll på vilka företagets reklamkostnader är, fördelade på olika format. Då kan du – istället för att bokföra alla kostnader på Reklam och PR i kontogruppen 5900 (reklam och PR) – använda följande underkonton i kontoplanen:

I vissa branscher är det smidigt att lägga upp företagets rörliga kostnader i kontoklass 4. Om du t.ex. är en åkeriföretagare eller skogsentreprenör lägger du upp de kostnader som uppstår när du vrider på startnyckeln. Då kan kontoplanen se ut enligt följande på de konton som börjar med siffran 4:

In- och utbetalningar kontant ska bokföras senast dagen efter, då affärshändelsen inträffade.

• Exempel 1: Om en affärshändelse sker en måndag ska den bokföras senast på tisdagen.

• Exempel 2: Om affärshändelsen sker på en fredag och verksamheten har stängt lördag och söndag, ska bokföringen ske senast på måndagen.

Övriga affärshändelser ska bokföras då företaget har tillräckliga uppgifter om transaktionen, det kan exempelvis vara datum och belopp. Det finns dock en regel som gör det möjligt att vänta tills dess att en faktura eller motsvarande har skickats ut eller tagits emot. Om företaget använder sig av denna regel måste den användas konsekvent under hela räkenskapsåret. Det finns dock undantag.

5 kap. 2§ BFL – kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

• när verifikationen görs.

• datumet när affärshändelsen inträffat.

• vad den avser.

• vilket belopp det gäller.

• vem som är motpart.

• vilka handlingar som legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (i vissa fall).

• verifikationsnummer eller andra identifieringstecken.

• organisationsnummer eller momsregistreringsnummer.

• momsbelopp eller t.ex. att moms ingår eller ej ingår.

Verifikationerna ska förvaras säkert och på ett överskådligt sätt, så att du med lätthet ska kunna hitta en önskad verifikation vid behov.

Vid kreditfakturor till kunder bokförs intäkternas minskade värde på debetsidan. När du får kreditfakturor från dina leverantörer bokför du kostnadsminskningen på kreditsidan.

Du investerar i några kilo skrivarpapper till företaget på ditt närmaste kontorsvaruhus. Pappret kostar 500 kr, varav 100 kr är moms. Konteringen ser ut så här:

Ditt verifikat är kassakvittot från kontorsvaruhuset. Tänk på att inköpet var en kontant transaktion och därför måste bokföras senast påföljande arbetsdag.

Din månatliga faktura på 425 kr inklusive moms för företagsmobilen (operatörens trafikavgifter) anländer och ska bokföras så här:

Nu har du bokfört din skuld till leverantören, momsfodran till skatteverket samt kostnaden. När fakturan är betald ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.

Skulden är nu borttagen och pengarna har lämnat företagets bankkonto.

De fakturor du skickar till kund för varor och tjänster bokförs som en fordran på kunden och som en momsskuld till Skatteverket. I vårt exempel har du sålt en skrivare till kunden och även hjälp till att installera den. Du ska därför ha betalt för både skrivaren (varan, 6 000 kr) och installationen (tjänsten, 1 000 kr).

Nu har du bokfört din fordran på kunden och momsskulden till Skatteverket. När kunden betalat fakturan ska skulden bokföras bort och pengarna bokföras in på kontot.t

Egen insättning i en enskild firma ska också bokföras som en affärshändelse. I vårt exempel sätter du in 4 000 kr på företagets bankkonto och bokför insättningen så här:

Om du har ett lån på till exempel en fastighet i företaget ska ränta och amortering bokföras på olika konton. Anledningen är att räntan är en kostnad, medan amorteringen minskar skulden. Här har du amorterat 6 500 kr och betalat 1 000 kr i ränta på ditt fastighetslån:

• Om du har en kontantkassa ska kassan överensstämma med både kassajournalens och bokföringens saldo.

• Saldot på kontoutdragen från plusgiro och bank ska överensstämma med bokföringens saldo.

• Summan av de obetalda leverantörsskulderna ska överensstämma med kontot leverantörsskulder i bokföringen.

• Summan av de obetalda kundfakturorna ska överensstämma med kontot kundfordringar i bokföringen.

• Har du anställda stämmer du av att saldot på kontot personalskatt är detsamma som avdragen skatt på skattedeklarationen som lämnas in månaden efter utbetald lön.

• Har du banklån eller andra lån stämmer du av lånebeskedens saldon när du bokför in amorteringarna mot kontot för lån.

Om du upptäcker att något saldo i bokföringen inte stämmer behöver du gå tillbaka och analysera det aktuella kontot, och göra rättelser där det behövs.

I det här fallet har du en momsskuld på 7 000 kr till Skatteverket. När du betalat in momsen bokför du bort skulden från kontot.

När hyresfakturan kommer bokför vi den så här:

När hyresfakturan betalas så bokförs den så här:

I slutet på varje månad bokför vi denna periodisering så att varje månad tar sin del av hyreskostnaden.

Obs! Ovan exempel förutsätter att hyresfakturan är utan moms. Om moms inkluderas på fakturan skall denna bokföras samtidigt som betalning sker, inte när själva fakturan bokförs. Skulle hyran betalas i efterskott när den avtalade hyresperioden löpt ut redovisas momsen när hyresperioden slutar.

Följande gäller för avskrivningar av anläggningstillgångar:

• Avskrivningsunderlaget består av tillgångens anskaffningsvärde minus det beräknade restvärdet.

• I anskaffningsvärdet ingår, förutom direkta inköps- eller tillverkningskostnader, även andra utgifter i samband med anskaffningen, t.ex. frakt, tull och liknande.

• Anskaffning av flera inventarier med ett naturligt samband räknas som en inventarieanskaffning.

• Har du fått näringsbidrag eller liknande för anskaffningen, minskar du avskrivningsunderlaget med motsvarande belopp.

Planenlig avskrivning

Anskaffningsvärdet för varje tillgång fördelas med lika stora belopp över de år som tillgången beräknas vara ekonomiskt lönsam. Man kan också räkna hur många timmar till exempel en arbetsmaskin kommer att vara ekonomiskt lönsam och dela upp anskaffningsvärdet per körd timme. Du gör alltså upp en plan för anläggningstillgångarnas värdeminskningsavdrag och gör avskrivningar enligt denna till dess att tillgången är helt avskriven.

Avskrivningar på immateriella anläggningstillgångar

Som immateriella anläggningstillgångarna räknas bland annat utgifter för licenser, patent, särskilda rättigheter till fast egendom, utgifter för forskning och utveckling m.m. De ska skrivas av enligt en fastställd plan över den ekonomiska livslängden, mellan 5–20 % per år. Skattemässig avskrivning görs på samma sätt som för maskiner och inventarier.

Avskrivningar på fastigheter och mark

Om du har en eller flera fastigheter så ska de också skrivas av. Ta hjälp av Skatteverkets rättsliga vägledning så att du vet vad som gäller för närvarande. Du får exempelvis inte skriva av tomtmark. Skriver du av en fastighet som även innehåller tomtmark får avskrivningsunderlaget bara omfatta byggnadens värde. Om du köpt tomt och byggnad samtidigt för ett gemensamt pris räknar du fram byggnadens anskaffningsvärde genom att dela upp (proportionera) priset.

Avskrivningar på markanläggningar

Markanläggningar kan till exempel vara lekplatser, trädgårdsanläggningar, parkeringsplatser, vägar och vägbroar. På markanläggningar får du göra planenliga avskrivningar med 5% per år på anskaffningsvärdet. Skogsvägar och täckdiken får du skriva av med 10% per år.

Ditt företag erhåller en leverantörsfaktura som avser inköp av kontorsmaterial värt 125 000 kr inklusive moms. Nyttjandeperioden bedöms vara 10 år och restvärdet, det vill säga vad möblerna är värda i slutet av nyttjandeperioden, uppskattas till 20 000 kr. Planenlig avskrivning tillämpas.

Vid slutet av räkenskapsåret är det dags att genomföra avskrivningen. 8 000 kr skrivs av per år ((100 000 – 20 000) / 10 år).

I och med avskrivningen som görs minskar företagets tillgång samtidigt som kostnaderna ökar.

Omedelbar avskrivning

Om du köpt en maskin eller inventarie som du bedömer har en ekonomisk livslängd på högst tre år får du bokföra hela anskaffningsvärdet som en kostnad i resultaträkningen. Detsamma gäller om anskaffningskostnader är under ett halvt prisbasbelopp (PBB) kronor exklusive moms.

Räkenskapsenlig avskrivning

För att du ska få göra räkenskapsenlig avskrivning krävs:

• att du som skattskyldig har ordnad bokföring som avslutas med årsbokslut.

• att tillfredsställande utredning föreligger om vad som i beskattningshänseende är oavskrivet av inventariernas anskaffningsvärde. Räkenskapsenlig avskrivning förutsätter därför att de årliga avskrivningarna i räkenskaperna är lika med de värdeminskningsavdrag som görs i deklarationen. Det betyder att det skattemässiga restvärdet ska överensstämma med det bokföringsmässiga.

Den räkenskapsenliga avskrivningen kan ske enligt två̊ alternativ – huvudregeln eller kompletteringsregeln.

• Huvudregeln 30% – Enligt huvudregeln får du göra avskrivningar på dina maskiner och inventarier med högst 30% av inventariernas värde vid räkenskapsårets slut. Om ditt första räkenskapsår är till exempel 6 månader blir avskrivningen 15% istället för 30%. Använder du dig bara av huvudregeln kommer dina inventarier och maskiner aldrig att bli fullt avskrivna.

• Kompletteringsregeln 20% – Om du använder dig av kompletteringsregeln skriver du av inventarierna och maskinerna med 20% av anskaffningsvärdet per år. Om samtliga räkenskapsår omfattat 12 månader innebar det att inventarierna och maskinerna är helt avskrivna efter fem år.

Vi antar att företagets bruttolön var 52 000 kronor under månaden. Om vi räknar med arbetsgivaravgifter på 31,42% och semesterlön på 12% blir konteringen för dessa vid löneutbetalningstillfället följande:

När det månaden efter är dags att betala in arbetsgivaravgifterna blir konteringen följande om inbetalningen är gjord via bankgirot:

Och när du betalar ut semesterlönerna:

Nettoomsättningen är det sammanlagda värdet av försäljningen i ditt företag med avdrag för moms, rabatter och andra skatter. Nettoomsättningen i kronor hittar du i resultatrapporten.

Inte sällan räknar man ut en procentuell förändring av nettoomsättningen mellan till exempel två olika räkenskapsår eller två olika kvartal för att se hur företagets intäkter har förändrats.

Vinstmarginal är ett nyckeltal som används för att bedöma ett företags lönsamhet . Ofta används det för att jämföra olika företag inom samma bransch. Vinstmarginalen tar inte hänsyn till hur företaget är finansierat.

Vinstmarginal formel:
Vinstmarginal i % = (Försäljning - Kostnader) / Försäljning

Läs mer om vinstmarginal och räkna ut det med vår kalkylator här.

Soliditet mäts i procent och är ett mått på ett företags långsiktiga betalningsförmåga. Ju högre soliditet desto bättre bedöms betalningsförmågan vara.

Soliditet formel:
Soliditet i % = Justerat eget kapital / Totalt kapital

Läs mer om soliditet och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.

Täckningsbidrag (TB) är ett nyckeltal som visar hur en viss produkt bidrar till att täcka de kostnader som är gemensamma för alla produkter som ett företag producerar. De produkter som har högst täckningsbidrag är också de som – i regel – ger störst vinst.

Täckningsbidrag formel:
Täckningsbidrag = Försäljningsintäkt – Rörlig kostnad

Läs mer om täckningsbidrag och räkna ut det enkelt med vår kalkylator här.

Räntabilitet räknas vanligen ut på totalt kapital (ROA) och eget kapital (ROE), men går även att räkna ut på sysselsatt och operativt kapital. Räntabiliteten är ett lönsamhetsmått som visar avkastningen på företagets kapital. Något hårdraget kan man säga att ju högre räntabilitet, desto bättre, då det visar att ägarna får en bättre avkastning på kapitalet.

Räntabilitet formel:
Räntabilitet på totalt kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Totalt kapital

Räntabilitet på eget kapital = (Rörelseresultat + Finansiella intäkter) / Eget kapital