Vad är, och hur fungerar, en kontoplan?

Vad är en kontoplan?

Kort sammanfattat är kontoplanen en lista över de bokföringskonton som används i en verksamhet. Bokföringskontona och redovisningen i sig visar var pengar kommer ifrån och hur de rör sig i företaget. Detta är du som företagare skyldig att redovisa enligt Bokföringslagen för att kunna rapportera in underlag till institutioner som exempelvis Skatteverket.

Bokföringen är dock inte bara ett nödvändigt ont. Den hjälper även dig själv och övriga intressenter att få en tydlig inblick i hur det går för företaget rent ekonomiskt.

BAS – den vanligaste kontoplanen

En kontoplan kan se annorlunda ut beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver, och det finns inga lagar eller regelverk som tvingar dig som företagare att använda någon specifik kontoplan. Den absoluta majoriteten av svenska företag använder sig dock av en variant av den så kallade BAS-kontoplanen, vilken ses som standard hos mer eller mindre samtliga redovisningsenheter.

Vilken kontoplan ska man använda?

Så länge ditt företag inte har väldigt specifika krav på kontoplanens utformning finns inte någon anledning att frångå BAS-kontoplanen. Den är nämligen anpassad efter lagstiftning och aktuella redovisningsrekommendationer, vilket bland annat underlättar för dig vid uppgiftslämnande och olika typer av deklarationer.

Har ditt företag specifika behov går det utmärkt att anpassa BAS-kontoplanen efter dessa – mer om det längre ned.

Så är kontoplanen uppbyggd

Oavsett om du sköter din bokföring på egen hand eller tar hjälp av en redovisningsbyrå finns det en stor poäng i att förstå hur kontoplanen är uppbyggd. BAS-kontoplanen följer en logisk struktur med olika kontoklasser och grupperingar. Har du en grundläggande förståelse för dessa blir det betydligt enklare att veta vilka konton som ska användas i olika situationer.

Kontoklasser

Varje bokföringskonto består av totalt fyra siffror. Första siffran visar vilken kontoklass kontot tillhör. Det finns i huvudsak åtta olika kontoklasser, vilka beskrivs nedan.

Balanskonton

Kontoklass 1 – Tillgångar
En tillgång är en resurs som förväntas ge ekonomiska fördelar i framtiden. Hit hör exempelvis kassa, bank, anläggningstillgångar och kundfordringar. Utgör halva delen av balansrapporten.

Kontoklass 2 – Eget kapital och skulder
Andra halvan av balansrapporten. Här bokförs exempelvis banklån och skulder till leverantörer, men också verksamhetens egna kapital.

Resultatkonton

Kontoklass 3 – Intäkter
Resultatrapporten består av intäkter och kostnader. Differensen mellan dessa utgör företagets resultat. I kontoklass 3 bokförs rörelsens intäkter, det vill säga den försäljning av varor och tjänster som uppstår. Olika bokföringskonton används beroende på vilken sorts försäljning som äger rum.

Kontoklass 4 – Kostnader för varor och material
Jämfört med intäkterna delas kostnaderna upp i fler kontoklasser beroende på vad för kostnad som avses. Till denna kontoklass hör kostnader för sådant bolaget köper in för att sälja vidare till kunder, exempelvis råmaterial.

Kontoklass 5 & 6 – Övriga kostnader
Övriga kostnader som uppstår i verksamheten. Hit hör bland annat lokal- och administrationskostnader.

Kontoklass 7 – Personalkostnader
I denna kontoklass bokförs samtliga kostnader som rör personalen, exempelvis löner. Även avskrivningar hör till kontoklass 7.

Kontoklass 8 – Finansiella intäkter och Kostnader
Intäkter och kostnader av finansiell karaktär, skatter och årets resultat.

Utöver dessa åtta finns även kontoklass 0 och 9. Kontoklass 0 används för registrering av icke-finansiell information och kontoklass 9 för intern redovisning. Dessa används mer sällan, och främst av större företag.

Kontogrupper och underkategorier

Nu när du har koll på de olika kontoklasserna är det dags att bryta ned bokföringskontona ytterligare. Andra siffran visar vilken kontogrupp kontot tillhör, och används för att kategorisera en affärshändelse inom kontoklassen (till exempel vilken typ av kostnad som avses). Beroende på hur detaljerat du sedan vill bokföra händelsen kan du antingen använda dig av kontogruppens gruppkonto, huvudkonto eller underkonto. Se exempel nedan.

Har du bara ett fåtal transaktioner inom kontogruppen kan du använda gruppkontot. Har du däremot flera transaktioner som behöver kategoriseras ytterligare kan det vara bra att använda huvudkontot eller underkontot. På så sätt blir det enklare att följa upp vad transaktionen faktiskt avser i företagets ekonomiska rapporter.

Säg att du vill ha en bättre koll på vilka företagets reklamkostnader är, fördelade på olika format. Då kan du – istället för att bokföra alla kostnader på Reklam och PR i kontogruppen 5900 (reklam och PR) – använda följande underkonton i kontoplanen:

Anpassa din kontoplan

BAS-kontoplanen är en bra standard att utgå från. Däremot är det fritt fram att anpassa kontoplanen efter företagets behov. Om du till exempel har ett åkeriföretag med många olika rörliga kostnader som du vill specificera, kan kontoplanen se ut enligt följande i kontoklass 4:

Bokföra i debet eller kredit?

Det är kontoklassen som styr om en händelse ska bokföras i debet eller kredit, beroende på om den ökar eller minskar. Ett tillgångskonto som ökar (till exempel att du får pengar in på bankkontot) bokförs i debet. Om ett skuldkonto ökar (till exempel att du tar ett lån från banken) bokförs det i kredit. Nedan finner du en sammanställning:

Full koll på kontoplanen med Fortnox Bokföring

Med Sveriges mest använda molnbaserade ekonomiprogram får du ett smart och smidigt system som passar just din verksamhet – oavsett storlek och mängden transaktioner. Dessutom är det enkelt att komma igång!

BAS-kontoplanen ligger inne som standard i Fortnox. Behöver du anpassa din kontoplan ytterligare kan du antingen importera din egen, eller ändra om bland kontona direkt inne i programmet.