Så tar du betalt i ditt företag – olika betalningssätt

Kortbetalning

Kortbetalning är ett av de absolut vanligaste betalningssätten i Sverige, både i fysiska butiker och i webbshoppar. Med kortbetalning sätts pengarna från försäljningen löpande in på företagskontot. För att ta betalt med kort behöver ditt företag teckna ett kortinlösenavtal med en bank som har rätt att lösa in betalkort. Avtalet ser till att transaktionen mellan kundens kortbetalning och ditt företagskonto fungerar.

För en webbshop krävs en webblösning och för en fysisk butik krävs en kortläsare med internetuppkoppling. Säljer du dina produkter på till exempel en marknad eller någon annan plats där det saknas fast internetuppkoppling kan du använda dig av en mobil lösning med internetuppkoppling för att ta betalt med kort.

Krav på kassaregister

Överstiger summan av betalningarna fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår på tolv månader behöver du ha ett certifierat kassaregister. Kassaregistret ska då anmälas till Skatteverket. Kravet på kassaregister omfattar inte försäljningen på nätet i till exempel en webbshop.

* Observera att även Swishbetalningar och kontant betalning räknas in i summan av försäljningen.

Läs mer om kassaregister ›

Direktbetalning

Direktbetalning ett smidigt betalningsalternativ för webbshoppar. Betalningen genomförs direkt från kundens bankkonto (via internetbank) och finns på ditt företagskonto så fort kunden har bekräftat betalningen med mobilt bank-id. Direktbetalning innebär med andra ord att du slipper en kundfordran  vilket är bättre för likviditeten i ditt företag.

Inget krav på kvitto vid distanshandel

Försäljning på distans, genom till exempel en webbshop, ställer inga krav på dig som företagare att ge kunden ett kvitto för köpet. Däremot har kunden rätt till en bekräftelse som sammanfattar detaljerna kring köpet och avtalet som ingåtts, genom till exempel en orderbekräftelse.

Faktura

En faktureringstjänst gör din fakturering enklare, och kundens önskemål kan styra om fakturan  ska skickas digitalt eller fysiskt. Fakturor har en så kallad kredittid (tiden från att kunden har köpt/fått produkten eller tjänsten till att fakturan ska vara betald). Den vanligaste kredittiden företag emellan är 30 dagar, medan det vanligaste för privatkunder är 14 dagar.

Läs mer om Fortnox faktureringslösningar ›

Swish

Swish är ett smidigt komplement till andra betalningssätt. Kunden behöver bara en mobiltelefon och Swishappen för att betala, och pengarna hamnar på ditt företagskonto. En betalning som görs via Swish jämställs med kortbetalning och kontant betalning. Det finns två olika Swish-lösningar för dig som företagare – Swish Företag och Swish Handel. Swish Företag passar mindre företag och föreningar som har försäljning där kontanthantering är vanlig, till exempel vid idrottsevenemang eller marknader. Swish Handel passar företag och föreningar som har försäljning i butik, på nätet eller i en app.

Du ansöker om Swish hos din bank och får ett unikt företagsnummer som är knutet till ditt företag. Bankerna tar ut en kostnad på månads- eller årsbasis för anslutningen till Swish, samt en avgift för varje genomförd transaktion. Har du behov av detaljinformation och återrapportering om betalningen och betalaren, eller till exempel automatisk avstämning, passar kortbetalningar eller faktura bättre än Swish.

Bokföra swishbetalning

Bekräftelsen som kunden får i sin mobil efter att ha skickat betalningen är inte ett kvitto utan just en bekräftelse på transaktionen. Bekräftelsen är inte tillräcklig som bokföringsunderlag till affärshändelsen och därför behöver en verifikation  skapas, till exempel en faktura eller ett kvitto, som kan kopplas till betalningen. Om du inte har ett kassaregister som registrerar betalningen behöver du själv skapa ett godkänt kvitto. Du kan antingen använda ett fysiskt kvittoblock, använda en app för att skapa digitala kvitton, eller skapa en kontantfaktura.

Kontantfaktura

En faktura som skapas i samband med att du tar betalt kontant kallas kontantfaktura. När en försäljning dokumenteras med hjälp av en kontantfaktura så behöver den inte registreras i ett kassaregister så länge den möter bokföringslagens krav på en verifikation. Det innebär att kontantfakturan bland annat ska innehålla uppgift om när den tagits fram, vad försäljningen avser, belopp och vem som är köpare. Skatteverket rekommenderar att det ska vara löpnummer på kontantfakturor och att nummerserien ska vara obruten under hela räkenskapsåret.

Om försäljningen överstiger fyra prisbasbelopp under året är det som sagt krav på att du har ett certifierat kassaregister. Kontantfaktura kan vara ett klokt val om du bland annat accepterar kontant betalning som ett betalningssätt men försäljningen understiger fyra prisbasbelopp.

Kontant betalning

“Vi tar ej kontanter”. Stött på den förut? Mellan näringsidkare och konsumenter råder avtalsfrihet, vilket innebär att till exempel butiker och restauranger inte behöver erbjuda kontant betalning som ett betalningssätt. Om du inte erbjuder kontant betalning ska det tydligt framgå för kunden så att det inte uppstår som en överraskning när kunden ska betala för – till exempel – lunchen.

Om du inte omfattas av kravet på ett certifierat kassaregister kan du fortfarande ta emot kontant betalning så länge du skriver en kontantfaktura till kunden.

I Riksbankens rapport Så betalar svenskarna 2020  uppgav 50 procent att de under de senaste 30 dagarna hade använt kontanter som betalningssätt. För 2018 respektive 2016 var siffrorna 61 procent respektive 79 procent. Kontant betalning tappar med andra ord alltmer i popularitet hos konsumenterna.

E-krona – ett betalningssätt i framtiden?

Samtidigt som användningen av kontanter minskar, pågår en teknisk utveckling av elektroniska pengar och betalningssätt. Därför startades 2017 e-kronaprojektet där Riksbanken undersöker möjligheterna att ge ut ett digitalt komplement till kontanter, så kallade e-kronor . Tanken med en e-krona, som ska motsvara värdet hos en fysisk enkrona, är att erbjuda fortsatt tillgång till statliga pengar men i digital form.

Betalningslösning via integration (tredjepartsprogram)

I Fortnox plattform kan du integrera mot någon av våra över 400 partners. Du kan till exempel koppla din bokföring och fakturering till en betallösning och på så sätt slippa dubbelarbete.

Med en koppling till Yabies kassasystem kan både din bokföring och produktinformation kopplas till kassan. Försäljningen registreras och bokförs helt automatiskt, dag för dag, och lager- och produktinformation hämtas automatiskt från Fortnox. Yabies kassasystem  har stöd för de allra flesta betalalternativ. Fortnox har även kopplingar till flera andra leverantörer av betalningslösningar och e-handel, till exempel Boxnet, MoreFlo, Shopify, Starweb och Zettle by Paypal.  Läs mer om våra integrationer.

Vi underlättar din fakturering

När du fakturerar med Fortnox får du mycket av bokföringen per automatik i en helt sömlös process, och du kan enkelt fakturera direkt i mobilen. Använder du dessutom Fakturaservice ser vi till att dina kunder får fakturan, skickar påminnelser om det behövs, och markerar fakturan som betald när pengarna kommer in.