Så fungerar integrationer
Vad är integrationer?
Integration betyder förening till en helhet. När man pratar om systemintegrationer innebär det flera system som fungerar tillsammans och gör det möjligt att kommunicera och utbyta data.
De flesta företag använder sig av ett flertal verksamhetssystem som alla har olika syften och användningsområden. Det kan handla om allt från ett lönehantering- eller bokföringssystem till ett tidrapportering- eller projekthanteringsverktyg. Ofta finns det ett behov av att mata in samma information i fler än ett av dessa system, vilket lätt blir tidskrävande. Och därför behövs integrationer. Med en integration skapar du en sammanhängande miljö där systemen är synkroniserade. Alla verksamhetssystem kan integreras med varandra och leder till automatisk överföring av data, i realtid. Att integrera system med varandra kan göras på olika sätt och du kan anpassa integrationer efter ditt företags behov för att få ett så effektivt arbetsflöde som möjligt.
Genom att integrera olika system och applikationer kan företag skapa en smidig arbetsprocess där data förs mellan olika system, automatiskt. Vilket minskar tidsåtgången för manuellt arbete och ökar produktiviteten.
Varför ska man använda integrationer?
Integrationer är aktuellt för både stora och små företag inom i stort sett alla branscher. När ditt företag växer och utvecklas är det integrationer som löser behovet av en ny programvara. Du kan fortsätta med den programvara du använder idag och enkelt integrera det verksamhetssystem som du behöver.
Du kan använda dig av integrationer på många olika sätt inom ett företag, det beror helt på vad ditt företag är i behov av. Till exempel kan du få en automatisk koppling till ditt företags bank, via en bankintegration . En e-handel kan koppla ihop orderhantering, logistik och schemaläggning med bokföring och lönehantering. Medan för ett byggföretag, där lagen kräver stor noggrannhet och transparens genom hållbarhetsrapportering, kan en integration underlätta planering, genomförande och uppföljning. Och i en större koncern, där det är viktigt att alla bolag och enskilda system kommunicerar med varandra, är integrationer en nödvändighet för att skapa en god överblick.
Enkelt kan man säga att integrationer har tre stora fördelar:
Sparar tid: Använder du dig av integrationer så försvinner dubbelarbetet och du behöver endast mata in data på ett ställe. De ihopkopplade systemen kommer sedan att dela data med varandra
Minimerar fel: Med integrationer kan du känna dig trygg med att all data hamnar rätt med en gång.
Bra beslutsunderlag: Integrationer dig den information du behöver för att fatta välgrundade beslut. När all information finns lättillänglig i realtid underlättas beslutfattandet inom allt från personalfrågor till expansioner och investeringar. På så sätt kan ditt företag växa och utvecklas på ett snabbt och säkert sätt.
Bankintegration
En bankintegration är en koppling mellan ditt bokföringsprogram och din företagsbank. Med en bankintegration slipper du skapa betalningsfiler eller ladda upp dem manuellt. All betalnings- och kontoinformation skickas istället direkt från banken till ditt affärssystem och skapar ett automatiskt flöde av alla in- och utbetalningar. Dessutom kan du hämta kontoutdrag automatiskt och bokföringen uppdateras i realtid.
Med en bankintegration får du med andra ord kontroll på alla ekonomiska flöden, samtidigt som det sparar tid och minskar risken för fel.
Finns det risker med integrationer?
Precis som med allt annat så finns det risker med integrationer. Att ge en tredjepart/ett externt system tillgång till ditt företags data och information ska alltid göras med tillförsikt. Men alla integrationer har inbyggda säkerhetsfunktioner som skyddar dataflöden mellan systemen och minskar risken för dataintrång och andra incidenter. Även om det kan förekomma mindre problem och internetanslutningsfel så väger integrationslösningarna och dess fördelar upp för riskerna som kan uppstå.
En del tror att integrerade system gör att man tappar kontrollen över sitt företag. Det kan man säga är en sanning med modifikation. Du som företagare behåller kontrollen över granskning, attestflöden och slutgiltig redovisning. Och integrationerna jobbar för dig. Det är integrationerna som adderar värden och ser till att det manuella, repetitiva arbetet fungerar av sig själv.
Hur integrerar jag ett system med ett annat?
När ett företag vill integrera olika system med varandra behövs en logisk struktur. Först måste en kommunikation mellan systemen etableras, och sedan måste systemen prata samma ”språk”. En typ av systemintegration är punkt-till-punkt-integrationer där två system kopplas ihop för att kunna skicka och dela data. När flera system kopplas ihop med en punkt-till-punkt-integration kallas det ibland för spaghettiarkitektur. Den här strukturen kan användas av företag med enklare integrationsbehov.
De flesta företag idag efterfrågar dock system som ger större flexibilitet, skalbarhet och säkerhet. En integrationsplattform ger möjlighet att samla alla integrationer på samma ställe via en molnbaserad tjänst, Integration Platform-as-a-Service (iPaaS). Plattformen är som ett kontrollcenter där olika integrationer på ett säkert och kontrollerat sätt kan utbyta data. Eftersom plattformen är molnbaserad är kapaciteten oändlig och kan anpassas och växa efter företagets utveckling och tillväxt. Integreringen sker vanligtvis via ett API, Application Program Interface, som fungerar som en koppling mellan systemen. De olika systemen kan då kommunicera med varandra så att informationen flödar automatiskt och kan användas i realtid. I många fall erbjuder systemleverantören ett API mot sitt system för att underlätta och förenkla integrationslösningar för sina kunder.