Allt du behöver veta om kostavdrag och kostförmån
Vad är kostförmån och kostavdrag?
Det kan uppstå en skattepliktig förmån om du bjuder dina anställda på exempelvis lunch. Den anställde ska alltså beskattas för förmånen om måltiden inte är skattefri. Som arbetsgivare behöver du därför tänka på att fri eller subventionerad kost till en anställd är en skattepliktig kostförmån. Oavsett om den anställde får förmånen varje dag eller vid enstaka tillfällen ska personen beskattas för fri kost. Det spelar ingen roll om den anställde får kosten av dig som arbetsgivare eller om någon annan betalar.
Låt säga att den anställde ska beskattas för måltiden, då värderas kostförmånen schablonmässigt. För inkomstår 2025, enligt Skatteverket, är detta schablonvärdet:
Fri lunch eller middag: 122 kronor/dag
Fri frukost: 61 kronor/dag
Helt fri kost (minst tre måltider): 305 kronor/dag
Schablonen finns till för att förenkla för dig som arbetsgivare. Du slipper att hålla koll på vad en enskild lunch har kostat.
Smårätter och stycksaker som den anställde får av dig som arbetsgivare värderas till marknadsvärdet. Enkla förfriskningar som är en personalförmån, exempelvis frukt eller kaffe, är skattefria.
Kostavdrag regleras i kollektivavtalet och ibland i anställningsavtalet. Du får alltså inte göra avdrag om det inte står i något av dessa avtal. Som arbetsgivare får du göra kostavdrag om den anställde stått för utgifterna och kostnaderna uppgår till minst 10% av ersättningen.
Om du står för en del av måltidens kostnad och den anställde där med betalar ett lägre pris, beskattas den anställde för mellanskillnaden. Alltså på det pris som personen har betalat och schablonvärdet.
Hur bokförs en skattepliktig kostförmån?
Den skattepliktiga kostförmånen bokförs vanligen i samband med utbetalning av den anställdes lön. Dessförinnan behöver du även bokföra själva kostnaden som uppstår i ditt företag. Tänk på att avdrag för ingående moms normalt inte görs vid kostnader avseende skattepliktiga kostförmåner.
Bokföringsexempel kostförmån
Ett företag har under en månad bjudit en anställd på fem stycken fria luncher till ett totalt värde av 650 kronor inklusive moms. Kostförmånen bedöms vara skattepliktig enligt Skatteverkets regelverk. Företaget erhåller vid slutet av månaden en leverantörsfaktura från restaurangen där luncherna ägt rum.
Leverantörsskulden bokförs på konto 2440 enligt faktureringsmetoden , medan hela kostnaden inklusive moms bokförs på konto 7699 Övriga personalkostnader.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 2440 Leverantörsskulder | 650 | |
| 7699 Övriga personalkostnader | 650 |
När det sedan är dags att betala ut den anställdes lön tas kostförmånen upp för beskattning. Kostförmånen värderas schablonmässigt till 122 kronor per lunch, vilket ger ett totalt förmånsvärde för månaden på 610 kronor (då det ju i exemplet rör sig om fem stycken luncher). Det spelar alltså ingen roll att det faktiska värdet för luncherna uppgår till 650 kronor – beskattningen sker enligt schablonvärdet.
I bokföringen av löneunderlaget läggs (utöver de “vanliga” bokföringsposterna som hör till en löneutbetalning) förmånsvärdet till i debet på konto 7399 med konto 7390 som motkonto i kredit.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7390 Övriga kostnadsersättningar och förmåner | 610 | |
| 7399 Motkontering förmån | 610 |
Undantag för beskattning
Intern och extern representation
Det finns dock vissa undantag. Förmån av fri kost kan vara skattefri, exempelvis vid extern representation, alltså affärsförbindelser som riktar sig utåt. Kravet är då att det gäller gemensamma måltidsarrangemang.
Det kan även gälla vid intern representation, exempelvis personalfester, kick-off eller en intern kurs. Även här ska det röra sig om gemensamma måltidsarrangemang. Om du som arbetsgivare har informationsmöte eller planeringsmöte som gäller det löpande arbetet, och sedan tar exempelvis en lunch, räknas det inte som intern representation. Fri kost är då skattepliktig.
Tänk på att Skatteverket har ett krav på att sammankomsterna ska dokumenteras. Detta för att fri kost vid intern representation ska vara skattefri. Du bör dokumentera varför konferensen har hållits och för vilka.
Fri kost på hotell eller annan inrättning
Det kan även vara ett undantag om den anställde får frukost på hotell, som ingår. Ingår det inte i rummet blir det en skattepliktig förmån. Fri kost kan även gälla vid annan inrättning. Lika så på allmänna transportmedel, om det ingår i priset för resan.
Hantera förmåner i Fortnox Lön
Ett komplett – men enkelt – löneprogram. Med Fortnox Lön hanterar du enkelt olika typer förmåner, och kan dessutom dela på arbetet med de anställda för att spara tid.