Så länge ska kvitton sparas – nya regler den 1 juli 2024
Hur länge måste kvitton sparas?
Kvitton är en del av din räkenskapsinformation. Enligt nuvarande regler måste kvittot sparas i minst 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär att ett företag med räkenskapsår 1 juli - 30 juni måste spara sin räkenskapsinformation i 7 år och 6 månader.
Nu har regeringen valt att ändra lagen om att spara kvitton i fysisk form. Den nya lagen träder i kraft den 1 juli 2024.
Kravet på kvitton i pappersformat slopas från och med den 1 juli
Regeringen har beslutat att avskaffa kravet på att räkenskapsinformation ska bevaras i original. Det innebär att räkenskapsmaterial, till exempel kvitton och fakturor, inte behöver sparas i pappersform om materialet finns digitalt. Med andra ord kan du slänga kvittot efter att du har laddat upp det i ditt bokföringsprogram. De nya reglerna börjar gälla från och med den 1 juli 2024.
Enligt regeringens utredning 2020 framgick det att företagens arkiveringskostnader var betydande och att vinsterna vid en förenklad bokföringslag skulle uppgå till nästan 4 miljarder kronor per år för de svenska företagen. Dessutom är det varken effektivt eller säkert att handskas med papperskvitton. Regelförenklingen innebär att möjligheten för tillsyn kommer öka och det brottsförebyggande arbetet förenklas.
Alla affärshändelser ska sparas
Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse som ska sparas och bokföras . Det gäller oavsett om det är med företagets pengar/kort eller med egna pengar/kort den anställde betalar. Det kvitto som den anställde tar emot är företagets verifikat och ska hanteras som om företaget självt gjort inköpet.
Hantera dina kvitton och reseräkningar enkelt i Fortnox
Det är tidskrävande med utläggshantering, oavsett storlek på företaget. Med Fortnox Kvitto & Utlägg får småföretagare och den som ansvarar för redovisningen en automatiserad helhetslösning som innebär att samtliga roller på företaget sparar stora mängder tid. Tid de annars lägger på att leta efter kvitton, scanna in dem och kontera dem manuellt. Genom att direkt fota av kvittot, rapportera och/eller attestera med mobilen får man istället in det direkt i bokföringen. Tillsammans med Fortnox övriga program får man ett helautomatiserat flöde.