Allt om lön och löneadministration
Lagar som påverkar anställning och lön
Som arbetsgivare måste du följa en rad olika lagar relaterade till anställning och lön. Det är bra att bekanta sig med vilka lagar som reglerar olika områden. Vissa lagar är dispositiva, vilket betyder att du och arbetstagaren kan avtala bort hela eller delar av lagen, medan andra är tvingande. Här är de lagar som är viktigast att känna till.
LAS (lagen om anställningsskydd) – LAS skyddar arbetstagare i samband med uppsägning. Lagen reglerar bland annat uppsägningstider, tidsbegränsade anställningar, hur besked om uppsägning ska skötas och vilka typer av uppsägningar som är giltiga. Lagen är tvingande men skrivelser i kollektivavtal kan påverka bestämmelserna. Turordningsreglerna kan också åsidosättas genom lokala avtal.
Arbetstidslagen – Som namnet antyder reglerar Arbetstidslagen hur mycket man får arbeta per dygn, vecka och år. Den reglerar också rast, övertid och mertid (vid deltidsanställning). Lagen kan till stor del förhandlas bort via kollektivavtal.
Arbetsmiljölagen – handlar om allt som påverkar samtliga på företaget, som hur man uppnår en bra arbetsmiljö fysiskt vad gäller t.ex. luft och ljud. Även den psykosociala arbetsmiljön ingår, såsom stress, mobbning med mera.
Semesterlagen – Semesterlagen säger hur mycket semester och ersättning dina anställda har rätt till och hur många semesterdagar du får spara, och hur länge. Lagen berör också vad semester är, exempelvis att en anställd inte behöver vara anträffbar eller tillgänglig på något sätt.
Lagen om sjuklön – Anställda har i princip rätt att behålla lön och andra anställningsförmåner vid sjukdom, så kallad sjuklön. Arbetsgivaren står för sjuklönen under de första 14 kalenderdagarna av sjukdomsperioden som arbetstagaren skulle ha arbetat.
Lagen om föräldraledighet – Som förälder har en anställd rätt att vara helt ledig från sin anställning fram till dess att barnet har fyllt ett och ett halvt år, och delvis ledig (i huvudfallet) fram till att barnet fyllt åtta. Mer information om föräldraledighetslagen på lagen.nu
Kollektivavtal – ett avtal mellan organisationer
Kollektivavtal är ett avtal mellan arbetsgivar- och arbetsorganisationer som kan ersätta vissa delar av lagen. Exempelvis kan semesterlöneberäkningen ersättas med andra regler. Skatteregler kan däremot aldrig ersättas av ett kollektivavtal.
Som företagare behöver du inte vara ansluten till ett kollektivavtal även om du har anställda som är fackligt anslutna. I så fall gäller lagen med komplement av egna regler.
Tänk på att: skriva ner företagets egna regler i en personalhandbok som alla anställda har tillgång till. Företag som inte är medlemmar i en arbetsgivarorganisation kan ingå i ett så kallat hängavtal med arbetstagarorganisationen.
Anställningsavtal
Ett anställningsavtal kan vara muntligt, men skriftligt är bättre. Oavsett anställningsform är du också skyldig att informera skriftligen om vad som gäller för anställningen.
Villkor för anställningen och anställningsdatum
Vilka parter som ingår, arbetsgivare/anställd
Antal arbetstimmar per månad och tjänstens omfattning i procent av heltid
Yrkesbefattning – vad man är anställd som
Vad som ingår i form av lön, förmåner, utbetalning och semester
Övriga villkor som sekretessavtal, säkerhetsföreskrifter m.m.
Uppsägningstid
Om företaget tillämpar något kollektivavtal
Tänk på att: avtalet ska vara påskrivet av både arbetsgivaren och den anställde.
Anställningsformer och löneformer
Enligt lagen om anställningsskydd (LAS) finns det två anställningsformer: Tillsvidare och tidsbegränsad. En tillsvidareanställning kan också kallas fast anställning. Det är en anställningsform som gäller fram till den anställde uppnår pensionsåldern.
Tidsbegränsade anställningar
Tidsbegränsade anställningar finns däremot i flera olika former beroende på vad syftet är med anställningen.
Allmän visstidsanställning – kan innebära att man jobbar i ett projekt som pågår en viss tid eller när behovet är större, t.ex. under högsäsong i aktuell bransch. Tidsperioden är maximalt 24 månader under en 5-års period hos en och samma arbetsgivare. Går man över tidsperioden räknas den anställde som tillsvidareanställd.
Säsongsanställning – arbete beroende på väder eller årstid.
Vikariat – ersätter en annan anställd under en begränsad tid vid frånvaro. Vikariatet kan gälla en bestämd tid eller tills ordinarie anställd kommer tillbaka. Även här finns en tidsgräns på 24 månaderunder en 5-årsperiod. Därefter går anställningen över till tillsvidareanställning.
Anställning av ålderspensionär – för den som uppnått pensionsåldern men fortsätter arbeta. Kan vara vilken typ av arbete som helst, ingen tidsperiod finns angiven.
Provanställning och uppsägning är andra faktorer du som företagare behöver bekanta dig med innan du anställer någon.
En provanställning används för att prova om en anställd är lämplig för fast anställning. Den maximala perioden är sex månader, sedan övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning. Under provanställningen kan den anställde avsluta sin anställning direkt och gå hem samma dag, men för en arbetsgivare gäller två veckors uppsägning. Andra regler kan gälla i kombination med kollektivavtal och man kan även avtala annat i anställningsavtalet.
Uppsägning kan vara frivillig eller på grund av t.ex. arbetsbrist. Uppsägningstiden beror på vilken typ av anställning personen har och i vissa fall på hur länge personen har arbetat, eller personens ålder. En anställd som själv säger upp sig behöver inte ange något skäl. Det bästa är om uppsägningen sker skriftligen och att arbetsgivaren även bekräftar uppsägningen skriftligt. Skriftligt är alltid bäst om en konflikt skulle uppstå.
Från arbetsgivarens sida ska en uppsägning vara sakligt grundad i enlighet med LAS. Den här lagen kan inte förhandlas bort med kollektivavtal.
Huvudskälen för uppsägning i LAS är arbetsbrist och personliga skäl. Vid arbetsbrist måste turordningsreglerna i lagen följas. Principen ”sist in, först ut” tillämpas, med undantag för företag med högst 10 anställda, som kan undanta upp till två anställda. Vissa kollektivavtal kan ge ytterligare anställningsskydd.
Tänk på att: LAS är viktig för alla företagare med anställda att känna till. Läs mer om LAS på riksdagen.se .
Löneformer
Lönen kan betalas ut på olika sätt och för olika perioder, här är de vanligaste:
Månadslön är ett fast belopp som alltid betalas ut i samband med en avtalad period. På lönen tillkommer sedan semester, övertid och andra tillägg, medan man gör avdrag för frånvaro på grund av t.ex. föräldraledighet och vård av barn.
Timlön innebär att du betalar ut ett fast belopp för varje arbetad timme. Precis som med månadslön görs tillägg och avdrag.
Ackordslön var vanligt förr och det förekommer fortfarande i vissa fall. Ackordslön är ofta en kombination av tid, antal eller lönsamhet.
Bonus eller premielön har blivit allt vanligare. Förutom en fast del som månadslön får den anställde en rörlig del baserad på till exempel företagets resultat.
Arbetsgivaravgift och preliminärskatt
Arbetsgivaravgifter är skatter som betalas av arbetsgivaren ovanpå arbetstagarens lön. Avgifterna beräknas genom ett procentuellt påslag som arbetsgivaren ska betala in till Skatteverket.
Arbetsgivaravgifterna för 2024 omfattar:
| Full arbetsgivaravgift 1958 eller senare | 31,42% |
| För anställda födda 1938-1957 | 10,21% |
| För anställda födda 1937 eller tidigare | 0% |
| För enskilda näringsidkares första anställda | 10,21%* |
Tänk på att: Tjänar en anställd mindre än 1 000 kr under ett kalenderår betalas varken skatt eller arbetsgivaravgifter, men så fort den anställde tjänar över 1 000 kr betalas skatt och arbetsgivaravgifter från första kronan
Preliminärskatt betalas samma år som den anställda får sin inkomst. Den kallas preliminär eftersom den kan justeras i samband med inkomstdeklarationen. Hur du ska hantera preliminärskatten beror på om personen har A-skatt, F-skatt, FA-skatt eller SA-skatt.
Läs mer i vår guide om preliminärskatt för företagare
Alla arbetsgivare gör skatteavdrag vid varje löneutbetalning. Om du är huvudarbetsgivare, d.v.s. betalar ut den högsta andelen av inkomsten, gör du skatteavdrag enligt en skattetabell från Skatteverket, eller enligt särskilt beslut om så kallad skattejämkning från Skatteverket. Om lönen räknas som sidoinkomster får du skatteavdrag med 30%.
Vilken skattetabell man använder beror på var den anställda är folkbokförd den 31 oktober. Du kan ta reda på vilken tabell och vilken kolumn som ska användas genom att skicka en FOS-förfrågan till Skatteverket. Har du ett löneprogram kan du skapa och ladda upp en fil på Skatteverkets hemsida.
Det finns flera olika skattetabeller för månadslön, tvåveckorslön m.fl. Skattetabellerna sträcker sig mellan 29–37 och i varje tabell finns det sex olika kolumner. Vanligast är kolumn 1, 3 eller 4.
Kolumn 1 gäller för löner, arvoden och liknande ersättningar till personer som vid årets ingång inte har fyllt 65 år.
Kolumn 2 avser pensioner och andra inkomster till den som vid årets ingång har fyllt 65 år och där dessa inkomster inte utgör underlag för allmän pensionsavgift och inte ger rätt till jobbskatteavdrag.
Kolumn 3 gäller för löner och liknande ersättningar till den som vid årets ingång har fyllt 65 år, men som inte är född före 1938. Allmän pensionsavgift ska betalas och inkomsten ger rätt till ett högre jobbskatteavdrag än enligt Kolumn 1.
Kolumn 4 avser löner och liknande ersättningar till den som är född 1937 eller tidigare. Det reformerade pensionssystemet gäller inte förpersoner födda före 1938 och de ska därför inte betala allmän pensionsavgift.
När det gäller ersättning för arbete som inte ingår i en bestämd tidsperiod, eller som inte betalas ut regelbundet drar du av ett engångsbelopp och betalar in en engångsskatt. Några exempel då engångsskatt ska användas är retroaktiv lön, vissa provisioner och avgångsvederlag.
Engångsskatten dras av enligt en engångsskattetabell. Procentsatsen får du fram genom att uppskatta årsinkomsten och sedan titta i Skatteverkets engångsskattetabell.
Tänk på att: Skolungdom kan tjäna 24 238 skattefritt under kalenderåret 2024 (22 208 kr skattefritt gällde under 2023). När gränsen passerats betalas skatt från första kronan.
Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI)
Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) ska lämnas in en gång i månaden till Skatteverket. Här redovisar du utbetalningar och skatteavdrag för varje anställd, och hur mycket skatt och arbetsgivaravgifter företaget ska betala in.
AGI ska vara redovisad och inbetald till Skatteverket senast den 12:e i månaden efter att löneutbetalningen skett, eller nästkommande vardag om den 12:e är helgdag. Två undantag är januari och augusti, då arbetsgivardeklarationen lämnas in den 17:e.
Företag med omsättning på över 40 miljoner kronor per inkomstår redovisar ett senare datum i månaden. Mer information på Skatteverkets webbplats.
Deklarationen består av två delar, en huvuduppgift och individuppgifter.
Arbetsgivardeklarationens huvuduppgift
Huvuduppgiften innehåller uppgifter om företaget. Här redovisas till exempel summan av arbetsgivaravgifter, särskild löneskatt och summan av skatteavdrag. Underlag och avdrag för regionalt stöd, forskning och utveckling ska också redovisas här, samt uppgift om arbetsgivaravgift. Sjuklönekostnad är frivilligt att redovisa.
Arbetsgivardeklarationens individuppgift
Individuppgiften innehåller uppgifter om de anställda. Här redovisas:
Uppgifter om anställda - Ska innehålla individuppgifter per person i arbetsgivardeklarationen bl.a personnummer och specifikationsnummer.
Skatt - Redovisa den avdragna skatten och om ingen skatt är dragen ska du redovisa varför skatteavdrag inte ska göras på respektive person.
Ersättningar som är underlag för arbetsgivaravgifter och SLF - Kontant bruttolön samt förmåner är exempel på vad som ska redovisas här.
Kostnadsersättningar - Avser ersättningar som ska täcka den anställdes avdragsgilla kostnader i tjänsten till exempel skattefria traktamente och bilersättningar.
Ersättning som inte är underlag för socialavgifter - Förmåner med mera som är inte är underlag för sociala avgifter, till exempel det bilförmånsvärde som en anställd betalat för genom nettolöneavdrag. Här redovisas även ersättningar under 1000 kronor.
Kapital - Här redovisas till exempel ersättning för hyrd lokal. Överstiger ersättningen marknadsmässig hyra jämställs den med lön.
Förmåner övrigt - Redovisning av justerat förmånsvärdet vid beslut från Skatteverket.
Arbetsgivardeklarationen på individnivå redovisas till Skatteverket direkt från ert lönesystem eller via Skatteverkets hemsida.
Tänk på att: Om företaget inte betalat ut lön en månad behöver man ändå deklarera. Du lämnar då in AGI med 0 kr.
Löneutbetalning
Det är mycket som ska förberedas innan du gör själva löneutbetalningen. Som löneadministratör måste du ha koll på tid- och frånvarorapporter, körjournaler, reseräkningar, läkarintyg, kvittoutlägg m.m. från personalen. När allt är kontrollerat ska det registreras i löneprogrammet.
Löneperiod och avvikelseperiod
Löneperiod är den period som lönen gäller för. Vad gäller månadslön kan du välja om löneperioden är innevarande månad eller samma månad som du gör avvikelserna för.
Avvikelsemånad kan vara månaden innan du gör utbetalningen, eller till och med ett visst datum den månad du gör löneutbetalningen. Det viktiga är att man alltid gör på samma sätt. I löneprogram som Fortnox Lön finns oftast en inställning för detta.
Vanligast nar det gäller anställda med timlön är att de får både timlönen och avvikelserna som gäller t.ex. augusti utbetalt den 25:e september. Vid månadslön är det vanligaste att lönen gäller innevarande månad och avvikelserna är från föregående månad.
Lönerevision
För dig som är lönesättande chef kommer ansvaret om den årliga lönerevisionen. Där styr det aktuella kollektivavtalet när och hur lönerna för de anställda ska höjas. Här gör du en bedömning kring de anställdas prestation och utvecklingsmöjligheter under året. För att båda parter ska vara nöjda är det viktigt att ta hänsyn till medarbeternas förväntningar, vilket ni kan diskutera under ett lönesamtal.
Semester och semesterlön
Dina anställdas semester och semesterlöner regleras av Semesterlagen. Semesterlönen beräknas på olika sätt beroende på om företaget är bundet av kollektivavtal. Beräkningen beror också på om den anställda har timlön eller fast månadslön, eller ändrat sysselsättningsgrad under året.
Semesterår, intjänandeår och semesterrätt
Antalet semesterdagar en anställd ska ha och hur mycket de är värda i kronor beror på vilket semesterår och vilken semesterregel företaget tillämpar. Vanligast är det generella semesteråret som sträcker sig mellan 1 april och 31 mars, men det kan även vara kalenderår.
Intjänandeår är det året man tjänar in semesterdagar som kan tas ut under semesteråret. Man kan även tjäna in och ta ut semester under samma år, det kallas då innevarande år.
Företaget tillämpar intjänandeår 1 april – 31 mars och en anställd börjar den 1 augusti. Den anställde har under intjänandeåret arbetat 243 dagar av årets 365 (årets dagar) *25 (semesterrätten) = 16,64 = 17 dagar (avrundas alltid uppåt). Den anställde får då under semesteråret ta ut 17 betalda semesterdagar och 8 obetalda dagar.
Enligt lagen innebär semesterrätt att varje anställd har rätt till 25 dagars semester per år. Hur många betalda semesterdagar som kan tas ut beror på hur länge han eller hon varit anställd i företaget och vilket semesterår företaget följer.
Vissa avtal har så kallad förskottssemester, vilket betyder att den anställde kan ta ut betald semester redan första året. Frånvaro som inte är semestergrundande påverkar hur många betalda semesterdagar och hur många obetalda semesterdagar den anställde har möjlighet att ta ut.
För anställda som jobbar deltid kan man jobba med nettodagar. Den anställde får då så många betalda semesterdagar att han eller hon kan vara ledig i 5 veckor. En person som exempelvis är ledig en dag i veckan behöver på så sätt bara 20 dagar för att kunna vara ledig 5 veckor. Semestern är fortfarande värd som vid 25 dagar vilket innebär att varje dag får ett högre värde.
Förskottssemester är inte reglerat i semesterlagen men det finns en praxis hur man kan göra och det finns även reglerat i olika avtal.
Undantag: Vid anställning efter den 31/8 har den anställde semesterrätt i 5 dagar till årets slut.
I vissa fall kan man tjäna in semester trots att man är frånvarande. Det kallas för semestergrundande frånvaro. Till sådan frånvaro räknas bland annat sjukdom, föräldraledighet och vård av barn (VAB).
En anställd som är sjukskriven tjänar in semesterdagar i 180 kalenderdagar. Är man sjukskriven ännu längre är inte frånvaron semestergrundande. 180 semestergrundande dagar blir 13 semesterdagar vid 25 dagars semesterrätt. Semesteråret styr beräkningsperioden.
Semesterlönen ska enligt huvudregeln betalas ut i samband med den anställdes semester.
Semesterlön: Sammalöneregeln eller procentregeln?
Semesterlönen kan räknas ut enligt sammalöneregeln eller procentregeln. Om minst 10% av lönen är rörlig lön, till exempel provision, måste du beräkna semesterlönen enligt procentregeln.
Sammalöneregeln
För den som har månadslön kan semesterlönen beräknas enligt sammalöneregeln. När man använder sammalöneregeln ska den anställde förutom månadslönen ha ett semestertillägg för varje betald semesterdag. Tillägget kan betalas ut för alla betalda semesterdagar vid ett tillfälle, till exempel i juni. Det går också att betala ut det antal semestertillägg som motsvarar det antal semesterdagar som de anställda har tagit ut.
Enligt semesterlagen ska semestertillägget för varje semesterdag vara 0,43% av månadslönen. Enligt kollektivavtal eller enskilda avtal kan tillägget vara högre, vanligt är 0,8% per semesterdag.
Procentregeln
Blir aktuell för personer som har timlön, månadslön, eller för anställda vars sysselsättningsgrad har ändrats mellan perioden för intjänandet av semestern och när semestern tas ut. Regeln tar hänsyn till semestergrundande lön, semestergrundande frånvaro, semestergrundande arbetad tid och semestergrundande rörliga delar, som bonus m.m. Enligt procentregeln ska alltid föregående år gälla som intjänandeår.
En värdering av den semestergrundande frånvaron görs och läggs ihop med semestergrundande lön och semestergrundande rörliga delar. Sedan tar man värdet gånger den procentsats man har på företaget, t.ex. 12%. Du får då hela semesterskulden till den anställde och denna delas med antalet intjänade betalda semesterdagar och betalas ut som en semesterdaglön i samband med semester.
Exempel: Sammalöneregeln
Så här kan det se ut när du betalar ut fem dagar semester och får semesterersättning i samband med uttag av semesterdagarna.
| Månadslön | 25 000kr | ||
| Semesterlöneavdrag -4,6% | 5 dagar | -1 150 kr | -5 750 kr |
| Semesterlön 4,6% | 5 dagar | 1 150 kr | 5 750 kr |
| Semestertillägg 0,43% | 5 dagar | 107,5 kr | 537,5 kr |
Exempel: Procentregeln
Sven, som är timavlönad, hade en dags semester i juni. Utöver det arbetade han 128 timmar den månaden. Semesterdaglönen är 1350 kr och beräknad på förra årets semestergrundande värden.
| Antal | à-pris | Belopp | |
|---|---|---|---|
| Timlön | 128 timmar | 160 kr | 20 480 kr |
| Timlön (semesterdagen) | 8 timmar | 160 kr | 1 280 kr |
| Semesterlön årets | 1 dag | 1 350 kr | 1 350 kr |
| Semesterlöneavdrag | 8 timmar | 160 kr | -1 280 kr |
Allt du behöver veta om semesterplanering
Om du gör en semesterplanering i god tid, och förbereder så mycket du kan, ökar chansen för att verksamheten flyter på under semestern. Har du förberett för en semesterlista? Vi har listat allt du behöver veta inför semestern.
Föräldraledighet och VAB
Anställda har rätt att vara föräldralediga helt eller delvis i samband med ett barns födelse eller adoption. I samband med födseln har mammans partner rätt till 10 dagars ledighet. Därefter får man som förälder vara helt föräldraledig tills barnet är 18 månader, följt av 75% av normal arbetstid efter 18 månaders ålder.
Föräldrapenning vid föräldraledighet liksom vård av sjukt barn (VAB) betalas ut av Försäkringskassan. Som arbetsgivare gör du avdrag på lönen. Läs mer på Försäkringskassans informationssida för arbetsgivare .
Sjukfrånvaro, sjuklön och karensavdrag
Rätten till sjuklön gäller från och med den första anställningsdagen och så länge anställningen varar. Ett undantag gäller anställningar kortare än en månad, då rätten till sjuklön gäller först efter 14 dagars anställning. Vid flera kortare anställningar hos samma arbetsgivare kan alla anställningar medräknas, om tiden mellan anställningarna är mindre än 14 dagar.
Det finns inga regler för hur sjukanmälan måste gå till, så det är viktigt att ha fastställda rutiner på företaget. Efter en veckas sjukdom måste den anställda ha läkarintyg för att ha rätt till sjuklön.
Karensavdraget är ett avdrag som görs på sjuklönen. Det är ett fast belopp, men får aldrig vara större än sjuklönen. Om en arbetstagare blir sjuk igen inom fem dagar efter en avslutad sjuklöneperiod görs inget nytt karensavdrag (om avdraget redan gjorts) och ingen ny sjuklöneperiod påbörjas. Det spelar ingen roll om det är samma som tidigare – regeln för återinsjuknande gäller oavsett orsak till frånvaron. När mer än fem kalenderdagar gått blir det däremot en ny sjuklöneperiod och du gör ett nytt karensavdrag.
Exempel, en sjukdag
Ida arbetar heltid 40 timmar i veckan och tjänar 26 000 kr i månaden. Hon är sjuk i en dag. Vad blir hennes bruttolön?
Sjukavdrag: Månadslön*12/52*veckoarbetstid = 26 000*12/52*40=312 000/2080 = 150 kr i avdrag per sjuktimme. 150*8=1200 i sjukavdrag per dag.
Sjuklön: 150*0,8=120*8 timmar = 960 kr i sjukersättning, 80% per dag.
Karensavdrag: 120*40*0,20 = 960kr.
| Månadslön | 26 000 kr |
| Sjuklön, 1 dag | 960 kr |
| Sjukavdrag, 1 dag | -1 200 kr |
| Karensavdrag | -960 kr |
| Ny bruttolön | 24 800 kr |
Dag 1–14 i sjuklöneperioden är det du som arbetsgivare som betalar sjuklön. Ersättningen är 80% av sjuklöneunderlaget och från sjuklönen görs ett karensavdrag. Det finns inga regler i Sjuklönelagen som styr hur sjuklön och sjukavdrag ska beräknas. Kollektivavtal har regler som även blivit praxis för arbetsgivare utan avtal. Vanligast är att man gör ett timavdrag. Ett karensavdrag är 20 % av den genomsnittliga sjuklön den anställde får under en vecka.
Formel för avdrag vid månadslön är: (Månadslön x 12) / (52 x veckoarbetstid) ersättningen blir då 0,8 x (Månadslön x 12) / (52 x veckoarbetstid).
Exempel, två sjukdagar
Ida arbetar heltid 40 timmar i veckan och tjänar 26 000 kr i månaden. Hon är sjuk i två dagar. Vad blir hennes bruttolön?
Sjukavdrag: Månadslön*12/52*veckoarbetstid = 26 000*12/52*40=312 000/2080 = 150 kr i avdrag per sjuktimme. 150*8=1 200 kr i sjukavdrag per dag * 2 = 2 400 kr.
Sjuklön: 150*0,8 = 120*8 timmar = 960 kr i sjukersättning, 80% per dag * 2 = 1 920 kr.
Karensavdrag: 120*40*0,20 = 960kr.
| Månadslön | 26 000 kr |
| Sjuklön, 2 dagar | 1 920 kr |
| Sjukavdrag, 2 dagar | -2 400 kr |
| Karensavdrag | -960 kr |
| Ny bruttolön | 24 560 kr |
Från dag 15 tar Försäkringskassan över betalningsansvaret. Du som löneadministratör ska bara göra avdrag för frånvaron på lönen. Avdrag görs oftast med kalenderdagsavdrag, alltså ett lika stort avdrag varje dag. Eftersom alla månader inte är lika långa kan det hända att det blir pengar att betala ut eller en skuld. Vid frånvaro hel månad anpassar man detta och gör avdrag med månadslönen.
Tänk på att: Även för den som har timlön ska det registreras frånvaro för att semesterberäkningen ska bli rätt.
Tjänstemannaavtalet har fortfarande lite sjuklön från arbetsgivaren dag 15–90. De får behålla 10% av lönen, så du gör ett 90 % avdrag istället. 90% * (månadslön *12/365). Arbetare gör 100% kalenderdagsavdrag. Månadslön *12/365. Försäkringskassan betalar bara ut sjuklön upp till 8 prisbasbelopp.
Ida arbetar heltid 40 timmar i veckan och tjänar 26 000 kr i månaden. Hon är sjuk i 21 dagar. Vad blir hennes bruttolön?
Sjukavdrag: Månadslön*12/52*veckoarbetstid = 26 000*12/52*40=312 000/2080 = 150 kr i avdrag per sjuktimme. 150*8=1 200 kr i sjukavdrag per dag.
Sjuklön: 150*0,8 = 120*8 timmar = 960 kr i sjukersättning, 80% per dag.
Karensavdrag: 120*40*0,20 = 960kr.
Sjukavdrag från och med dag 15: 26 000*12/365 = 312 000/365 = 854,79 kr avdrag dag 15–21. Alla kalenderdagar räknas.
Fram till dag 180 är sjukfrånvaron semestergrundande. Semestergrundande är upp till 180 dagar på insjuknandeåret. Från och med dag 181 är sjukfrånvaron inte semestergrundande längre. Vanligast är att man vid oavbruten sjukfrånvaro blir sjukskriven 25%, 50% eller 75% av sin arbetstid. Den tid den sjukskrivna arbetar från och med dag 181 är semesterlönegrundande. Vid deltidssjukskrivning görs avdrag från lön och sjuklön betalas bara ut för de timmar som en anställd är sjukfrånvarande.
Förmåner och traktamenten
En förmån är en form av ersättning som en anställd kan få istället för kontanter. Förmånen kan vara skattefri eller skattepliktig. Skatteverkets regler gäller och kan inte avtalas bort. En skattepliktig förmån uppstår så fort en arbetsgivare betalar en privat levnadskostnad åt en anställd och då beskattas den anställde för förmånen. Ett par vanliga exempel är bilförmån och kostförmån.
Bilförmån
För att beskattning av bilförmån ska bli aktuell måste den anställde använda arbetsgivarens bil för privata resor i mer än ringa omfattning. Förmån av fri bil värderas enligt en särskild schablon från Skatteverket. Värdet av bilförmånen kan variera beroende på hur mycket den anställde kör, bilmodell, årsmodell, extrautrustning och om det är någon form av miljöbil.
Anställda som kör minst 3 000 mil med förmånsbil i tjänsten under kalenderåret kan få en lägre bilförmån (75% av värdet). Förutsättningen för att bilförmån ska uppkomma är att den anställde faktiskt använder arbetsgivarens egen (eller leasade) bil för privat körning. Om bilen använts vid högst 10 tillfällen eller körts sammanlagt högst 100 mil privat ska ingen beskattning ske.
Tänk på att: Det är viktigt att upprätta en körjournal som specificerar vad man kört i tjänsten och vad man kört privat.
Drivmedelsförmån
Om du som arbetsgivare betalar drivmedlet för privatkörningen då en anställd har en förmånsbil uppkommer en skattepliktig förmån utöver själva bilförmånvärdet. Vid beräkning av skatteavdrag och vid redovisning på individuppgiften ska marknadsvärdet räknas upp med faktorn 1,2 enligt Skatteverkets regler.
Normalt ska en förmån beskattas den månad den uppstått. För drivmedelsförmån finns ett undantag från den principen: drivmedelsförmån anses ha uppkommit månaden efter den månad då bilen tankades. Vanligast är att du som arbetsgivare får fakturan från bensinbolaget efterföljande månad.
Kostförmån
Om arbetsgivaren betalar mat till en anställd är det en skattepliktig förmån för den anställde. Det spelar ingen roll om maten serveras på den ordinarie arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller konferens. Kostförmåner värderas enligt schablon från Skatteverket. Om den anställde betalar för måltiden, till exempel direkt vid inköpet eller via nettolöneavdrag, räknas det av från förmånsvärdet.
När arbetsgivare subventionerar måltiderna, så att den anställde betalar ett lägre pris, beskattas den anställde för skillnaden mellan priset som den anställde betalat och schablonvärdet.
Förmånsvärde (2024)
Fri frukost: 60 kronor per dag
Fri lunch eller middag: 120 kronor per dag
Helt fri kost (minst tre måltider): 300 kronor per dag
Kostavdrag
Fri frukost: 58 kronor per dag
Fri lunch/middag: 102 kronor per dag
Helt fri kost: 261 kronor per dag
Traktamenten
Traktamente är en ekonomisk ersättnings i samband med tjänsteresor, för att täcka en ökad kostnad för den anställda. Det finns olika typer av traktamenten – inrikes och utrikes, skattefria och/eller skattepliktiga, helt eller halvt traktamente, och nattraktamente.
Den anställde måste alltid övernatta minst en natt för att arbetsgivaren ska kunna betala ut ett skattefritt traktamente. Det krävs också att den anställde reser till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen eller bostaden.
Om arbetsgivaren inte har någon kostnad för logi för den anställde kan arbetsgivaren betala ut ytterligare ett traktamente på 145 kr, ett så kallat nattraktamente. Det statliga inrikestraktamentet är 290 kr skattefritt per dygn. Efter 3 månader med traktamente på samma ort får arbetstagaren 70% av normalbeloppet per hel dag, 203 kr per heldag.
Överskrider man värdet så behandlas det som vanlig lön. Exempelvis är skattefritt traktamente vid övernattning en dag 290 kr. Om företaget vill betala den anställda 310 kr blir 290 kr skattefritt och 20 kr skattepliktigt. Det finns även tider under dagen som påverkar om det är ett helt eller halvt traktamente den anställda ska få.
Vill du veta mer? Vilka schablonbelopp gäller 2024? Läs gärna vår guide om traktamenten.
Gåvor till anställda
Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga för den anställde. Men det finns undantag: Julgåvor, minnesgåvor och jubileumsgåvor är under vissa förutsättningar skattefria för den anställde. Reglerna om skattefria gåvor gäller även för den som är anställd i sitt eget aktiebolag – oavsett om det finns fler anställda eller inte.
För att gåvan ska vara skattefri måste bland annat värdet (marknadsvärde inkl moms – vad det skulle kostat den anställde att själv bekosta gåvan, helt enkelt) understiga ett särskilt belopp.
Beloppsgränser för skattefria gåvor (2023 och 2024)
Julgåva: 500 kronor inkl moms
Jubileumsgåva: 1 500 kronor inkl moms
Minnesgåva: 15 000 kronor inkl moms
Beloppen är så kallade gränsbelopp, vilket innebär att hela gåvan ska beskattas om värdet överstiger det angivna beloppet.
Dessutom finns andra, ytterligare krav för att de olika gåvorna ska räknas som skattefria. Vill du veta mer om vad som gäller? Läs gärna vår guide om gåvor till anställda.
Rutiner – när ska jag göra vad?
Det går inte att komma runt att löneadministration är tidsödande. Du kan spara in merparten av den tiden med Fortnox Lön, som alltid är uppdaterat med rätt skattetabeller, lagar och regler. I Fortnox Lön kan du även låta dina anställda rapportera övertid, semester och sjukdom på egen hand, så sparar du ännu mer tid.
Varje månad
Löneutbetalning ska göras till anställda varje månad. Datumet bestämmer ni själva eller så regleras det via avtal. Vanligast är mellan den 25 och 27. Om löneutbetalningsdagen infaller på en helgdag brukar utbetalning ske närmsta vardagen innan. Med kollektivavtal kan andra regler gälla.
I samband med löneutbetalningen ska du varje månad skicka in en arbetsgivardeklaration på individnivå till Skatteverket. Det måste göras senast den 12:e månaden efter löneutbetalningen.
En gång om året
Du ska ta reda på vad de anställda ska betala i preliminära skatter för nästa beskattningsår. Du kan då skicka in en FOS-förfrågan på dina anställda till Skatteverkets Centrala skatteregister (CSR) och få tillbaka en svarsfil. Där finns ändrade skattetabeller och ändrade jämkningar m.m. Procentsatsen för anställdas engångsskatt finns inte med, den uppgiften måste du alltid själv uppdatera varje nytt beskattningsår. Du kan göra en FOS-förfrågan när som helst under året på dina anställda. Gäller det kommande år görs förfrågan i november för att du ska hinna få tillbaka filen från Skatteverket lagom till kommande år.
Här hittar du information om hur rutiner fungerar i Fortnox program ›
