Allt om fakturering
Hur fakturerar man?
När du gör affärer med privatpersoner kan det räcka med ett kvitto, men alla affärshändelser mellan två företag måste ha en tillhörande, fullständig faktura. Vanligtvis fakturerar man från ett affärssystem, där man också hanterar sin bokföring. Det förenklar och sparar tid, eftersom alla företag ändå är skyldiga att bokföra.
För att fakturera från ett affärssystem lägger du in uppgifter om kund och artiklar, som du sedan skapar en faktura av och skickar till beställaren. Du bokför sedan fakturan för att redovisa till Skatteverket hur mycket moms du ska betala, men även för att kunna utläsa hur företaget mår.
Naturligtvis kan du även skapa fakturor utan att använda ett affärssystem och hantera bokföringen av fakturorna separat. Det är mer tidskrävande, men kan vara ett alternativ om du har få och återkommande kunder.
Viktigt att tänka på vid fakturering
Tänk på att fakturan ska vara tydlig. Mottagaren ska veta exakt vad man betalar för och hur mycket. Det är aldrig roligt att betala fakturor men försök att göra betalningen så smidig, enkel och pålitlig som möjligt för mottagaren.
Se också till att du angett rätt momstyp och momssats på fakturan. Tvekar du? Då är Skatteverkets hemsida och upplysningstjänst en pålitlig resurs.
När du skapar en ny faktura eller fakturamall är det också viktigt att tänka på att vissa uppgifter måste finnas med. Både bokföringslagen och mervärdesskattelagen ställer krav på vilken information som ska framgå på alla fakturor.
Fakturadatum – Datum då fakturan är utställd, d.v.s. inte när du skickar den utan när den ställs ut.
Fakturanummer – Alla fakturor ska ha ett individuellt nummer. I vissa fall kan det kallas för löpnummer, men det är precis samma sak.
Säljarens och köparens adress
Säljarens momsregistreringsnummer – Det kallas även för VAT-nummer, men det är egentligen bara en utländsk benämning för momsregistreringsnummer (huvudsakligen inom EU).
Köparens momsregistreringsnummer – I vissa fall ska även köparens moms-/VAT-nummer finnas med. Det är extra viktigt när man gör affärer med ett annat EU-land, eftersom man då inte behöver betala någon moms.
Datum – Då leverans eller tillhandahållande skett, eller då a conto-betalning (delbetalning, vanligen i form av förskottsbetalning) gjorts om det inte är samma som fakturadatum.
Specifikation – Vad fakturan omfattar.
Pris
Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag.
Tillämpad momssats
Momsbelopp – Det totala momsbeloppet på fakturan.
Eventuell befrielse från moms – Hänvisning till relevant bestämmelse, dvs t.ex. omvänd skattskyldighet vid utlandshandel.
I aktiebolag är dessutom följande uppgifter obligatoriska:
Kommun – I vilken kommun bolaget har sitt säte.
Bolagets organisationsnummer
Bolagets namn
Det här bör också finnas med på fakturan:
Betalningsvillkor och villkor om dröjsmålsränta
Säljarens plus- och bankgironummer
F-skatt – Uppgift om att säljaren har godkännande för F-skatt.
Fakturatyp – Vilken typ av faktura det är fråga om, exempelvis delfaktura eller kreditfaktura.
Avsändarens och mottagarens referenser
Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter
Leveransvillkor – Vilket ansvar säljaren respektive köparen har vid leverans av varorna. Det kan t.ex. vara så att köparen
Betalningsvillkor och fakturatyper
När du som företagare säljer direkt till konsument är så kallad kontantfaktura den vanligaste fakturatypen. Det innebär att du tar betalt i samband med försäljningstillfället och samtidigt upprättar en faktura. På många sätt kan kontantfakturan jämföras med ett kvitto, men den innehåller fler uppgifter än de som finns på kvitton en konsument får i affären.
Vid affärer mellan två företag är det vanligt att säljaren lämnar kredit till köparen, d.v.s. köparen får en viss tid på sig fram till en förfallodag att betala. ”Betalningsvillkor 30 dagar” betyder exempelvis att du begär att få betalt inom 30 dagar från tidpunkten då du skapar och skickar fakturan. Enligt lag är 30 dagar den längsta kredittiden mellan företag och organisationer, men det går utmärkt att avtala kortare perioder.
Efter förfallodagen har du rätt till dröjsmålsränta. Om ni inte avtalat något annat är dröjsmålsräntan Riksbankens referensränta + åtta procentenheter. Du kan också ta ut en förseningsavgift (450 kr) från företag, eller en påminnelseavgift (60 kr) från konsument.
En räntefaktura kan skapas när en kund betalar en faktura efter att den förfallit. Kunder som inte betalar sina fakturor i tid lånar av ditt företag utan att betala ränta. För att förhindra det kan du skapa och skicka en räntefaktura. Har kunden en gång fått en räntefaktura kommer de förhoppningsvis att betala sina fakturor i tid i fortsättningen.
Om din kund inte har betalat fakturan i tid skickar du en påminnelsefaktura. Den kan inte förbises, eftersom varje påminnelse ger en påminnelseavgift som bara växer sig större. Dessutom får kunden betala dröjsmålsränta. Både som privatperson och som företagare är det viktigt att känna till regler för förfallodatum och dröjsmålsränta.
Du har fakturerat en kund för tjänster värda 8 000 kr exklusive moms. Kunden betalar fakturan 30 dagar efter förfallodagen. Dröjsmålsräntan är Riksbankens referensränta (i skrivande stund 0%) + 8 procentenheter, alltså 8%.
Räntan beräknas per 365 dagar och på hela fakturabeloppet inklusive moms (men du slår inte på moms på räntebeloppet). 10 000 kr * 8 % = 800 kr * 30 dagar / 365 = 65,75 kr. Mottagaren är en näringsidkare, så du lägger också på en förseningsavgift på 450 kr (ingen ränta utgår på det beloppet). Påminnelsefakturans totalbelopp är 10 516 kr. Momsen du ska betala in till Skatteverket är fortfarande 2 000 kr.
Dröjsmålsränta kan inte avtalas bort mellan näringsidkare, men den kan avtalas bort gentemot konsument. Ett villkor för att få ta ut en förseningsavgift är att du har rätt att ta ut dröjsmålsränta på beloppet, och att du inte vidtagit några andra åtgärder, t.ex. skickat inkassokrav.
Så fungerar e-faktura
E-faktura, eller elektronisk faktura, är det effektivaste, säkraste och snabbaste sättet att skicka en faktura. När du skickar en e-faktura får din kund fakturan levererad elektroniskt till sitt affärssystem eller sin bank, istället för i sin brevlåda.
Eftersom e-fakturan skickas direkt mellan två affärssystem finns alltid originalformatet kvar. Det sparar tid och gör det lättare att efterleva bokföringslagen, då originalet alltid ska bevaras i ett antal år.
E-faktura är ett smidigare och säkrare alternativ för båda parter. Du som skickar fakturan får en kvittens på att den har skickats och kan enkelt följa status. Det blir också enklare för köparen att bokföra och betala.
Vad är skillnaden mellan e-faktura och e-postfaktura?
En e-postfaktura är en faktura i exempelvis PDF-format som du skapar i affärssystemet eller på annat sätt och skickar till kundens e-postadress.
E-faktura är ett system som inte tar vägen via e-post utan skickas direkt från ditt affärssystem till kundens (eller till kundens bank).
Du får en kvittens på om fakturan kommer fram eller inte.
Mottagaren av fakturan har all information redo, och behöver bara granska fakturan och betala den.
Man slipper registrera betalningarna med långa OCR-nummer varje gång en fakturan ska betalas, vilket är tidsbesparande för återkommande fakturor.
Även om fakturorna kommer in automatiskt för betalning så sker inga betalningar utan individuellt godkännande. Det är en skillnad mot exempelvis autogiro, där betalningen alltid sker med automatik.
Det är bekvämt att slippa pappersfakturor som man lätt kan glömma bort att betala, vilket kan medföra extra avgifter för påminnelser.
Ofta medför e-faktura att man inte behöver betala de faktureringsavgifter som annars är vanliga vid pappersfakturor.
E-faktura är miljövänligt.
EDI-adress – Den här benämningen finns ofta med på scheman som leverantörer eller kunder skickar till dig innan man påbörjar en koppling. EDI-adressen är ditt organisationsnummer.
GLN – Global Location Number. Ett sätt att styra fakturor och liknande till rätt plats när man har olika avdelningar i företaget. Om din mottagare ställer krav på att ett sådant nummer ska anges kan du läsa mer om hur du skapar ett på Gs1's webbplats . Fortnox ställer inga krav på GLN och därför tillhandahåller vi inte funktionen.
Kommunikationsprotokoll – En annan benämning som ofta finns med på scheman som leverantörer eller kunder skickar till dig inför en koppling. Ett exempel på kommunikationsprotokoll är FTP (File Transfer Protocol).
Filformat – Det finns olika format när man skickar e-faktura. Exempel är Svefaktura och peppol.
Svefaktura – Ett format för E-faktura som i används i Sverige. Olika länder har oftast olika standarder/format.
VAN-leverantör (VAN-operatör) – Förkortningen VAN betyder Value Added Network och VAN-leverantören är det företag som erbjuder tjänster för att förmedla transaktioner. När benämningen leverantör finns med på de scheman du får inför en koppling avses VAN-leverantören (i programmen är det annars är dina leverantörer).
CTD – Certifierad Teknisk Distributör. En CTD är en definierad roll inom e-fakturor till privatpersoner. CTD:n hanterar den tekniska distributionen av e-fakturor mellan fakturautställaren och mottagarnas internetbanker och agerar därför som underleverantör
Servicebyrå – Mellanhanden mellan banken och till exempel Fortnox när du skickar e-fakturor till privatpersoner.
Operatör – Den tekniska leverantören av tjänsten.
SFTI – Det "gamla" formatet på Svefaktura, alltså Svefaktura 1.0.
XML – Extensible Markup Language. XML är ett universellt och utbyggbart kodspråk. Syftet med XML är att kunna utväxla data mellan olika informationssystem. Detta görs genom att skicka data som ren text; text som även kan förstås av människor.
Elektronisk identifierare – Det som anger från/till vilket företag e-fakturan kommer. Om du ska fylla i ett fält som heter Elektronisk identifierare i ett sammankopplingsdokument så är det organisationsnumret som ska fyllas i. Kod för elektronisk identifierare: 30.
Elektronisk kvalificerare – Oftast samma som GLN-nummer (se ovan). Ibland kan det krävas andra elektroniska kvalificerare som exempelvis UNB-nummer. Kod för elektronisk kvalificerare: 14.
SBDH – Standard Business Document Header. SBDH har med e-fakturafilens format att göra och innebär att man kan placera XML-meddelanden i samma tekniska lösning.
Kommunikationsinformation – I vissa sammankopplingsdokument ska man fylla i ett fält som heter Kommunikationsinformation. Det du ska välja i Fortnox är "Direktkommunikation till partner".
Fakturera utan företag
Du kan normalt sätt inte fakturera som privatperson utan F-skatt (enskild firma). Däremot kan du ta hjälp av ett företag som är specialiserat på just den här tjänsten och fakturerar åt dig. I praktiken har du då en anställningsform som kallas för egenanställning. Om du vill utföra tillfälliga uppdrag åt olika uppdragsgivare utan att starta eget är det här ett attraktivt alternativ.
Som egenanställd är du ansluten till ett så kallat egenanställningsföretag, som agerar ungefär som en arbetsgivare och sköter det administrativa för dina uppdrag. Det här är den huvudsakliga uppgiften för en verksamhet som erbjuder egenanställning, men den kan vara nog så värdefull och användbar.
Dina kunder betalar till egenanställningsföretaget, som i sin tur betalar din lön och dina arbetsgivaravgifter. Avgiften som tas ut täcker också försäkringar, bokföring, revision och inkasso.
Fakturor för ROT och RUT
Företag i vissa branscher kan ta betalt enligt de regler som gäller för ROT-arbete (renovering, ombyggnad och tillbyggnad) eller RUT-arbete (rengöring, underhåll och tvätt). Om ditt företag erbjuder en tjänst som passar in i någon av de här kategorierna kan du upprätta en faktura enligt särskilda regler.
ROT
Rot-avdrag har man rätt till på en fastighet som man äger själv eller en bostadsrätt som man äger. Din kund kan få en skattereduktion som motsvarar 30 procent av totalkostnaden för ett rotarbete. Det maximala beloppet är 50 000 kr per person och år.
RUT
Sedan 1 januari 2021 kan din kund få Rutavdrag till ett värde av 75 000 kronor per år (tidigare 50 000 kronor). Du kan som mest få rutavdrag med som mest 50 procent av arbetskostnaden.
Rotavdraget och rutavdraget räknas ihop och får sammanlagt uppgå till max 75 000 kronor per person och år. Rotavdraget får dock högst vara 50 000 kronor per år.
Uppgifter på ROT- eller RUT-faktura
Utöver de övriga uppgifter som måste finnas med på fakturan (se ovan) bör en ROT/RUT-faktura innehålla följande uppgifter:
Din kunds personnummer.
Specifikation av den typ av arbete som har utförts.
Var och när arbetet utförts.
Om fakturan avser ett rotarbete måste fastighetsbeteckningen, alternativt bostadsrättsföreningens organisationsnummer samt lägenhetsnummer framgå.
Hur kostnaden är fördelad på arbete, material och övrigt (t.ex. resekostnad, maskinkostnad, och transportkostnad).
Fakturans totalbelopp exklusive och inklusive moms. Momsens storlek och procentsats ska också anges.
Storleken på skattereduktionen.
Skattereduktion för grön teknik
Från och med 2021 finns en ny typ av skattereduktion, nämligen för installation av grön teknik. Det fungerar på liknande sätt som rot och rut, det vill säga att avdraget görs direkt på fakturan, och gäller installationer som påbörjats, avslutats och betalas från och med 1 januari 2021. 15 procent avdrag tillåts göras för installation av solceller, och 50 procent avdrag får göras för installation av lagrings av egenproducerad elenergi samt installation av laddningspunkter till elfordon.
Factoring – att sälja eller belåna sina fakturor
För många företag är det viktigt att få betalt så snabbt som möjligt. En möjlighet är då att sälja eller belåna sina fakturor, något som kallas för factoring. Det innebär att du mot en avgift får in hela eller en större del av fakturabeloppet på kontot direkt. Både små och stora företag använder någon form av factoring idag för att förstärka likviditeten. Det kan gå till på några olika sätt.
