Kontantmetoden eller faktureringsmetoden – vad är skillnaden?

Kontantmetoden

Vid tillämpning av kontantmetoden bokförs kund- och leverantörsfakturor i samband med att betalningen av dessa äger rum. Det innebär att intäkter, kostnader och moms bokförs på samma datum och verifikat som själva betalningen. Kontantmetoden anses ofta vara en enklare metod än faktureringsmetoden då du inte behöver boka någon kundfordran eller leverantörsskuld, vilket du gör med den sistnämnda metoden.

Exempel – Bokföra kundfaktura med kontantmetoden
Den 25/9 skapar och skickar du en kundfaktura på 12 500 kr inklusive moms med 30 dagars betalningsvillkor. I och med att ingen kundfordran bokas upp vid kontantmetoden bokförs ingenting på fakturadatumet.

När kunden betalar fakturan på förfallodatumet 24/10 bokas försäljning, moms och bankkonto upp. Det innebär att försäljningen kommer påverka företagets bokföring först i oktober, snarare än i september när fakturan ställdes ut. Redovisning och inbetalning av moms sker i och med detta först i oktober.

24/10 – Betalningsdatum

Exempel – Bokföra leverantörsfaktura med kontantmetoden
Den 12/8 mottar ditt företag en faktura från en leverantör som avser inköp av varor. Fakturans totalbelopp uppgår till 2 000 kr inklusive moms med ett betalningsvillkor på 30 dagar. Ingenting bokförs i reskontran  detta datum, men för enkelhetens skull lägger du in fakturan i ekonomiprogrammet och sparar den.

Den 10/9 betalar du fakturan till leverantören. Först på detta datum bokas kostnad, moms och bankkonto upp i bokföringen.

10/9 – Betalningsdatum

Att tänka på vid bokslut

Ett undantag för att inte boka upp någon kundfordran eller leverantörsskuld vid kontantmetoden är om du har några obetalda fakturor på räkenskapsårets sista dag. Har du det behöver du nämligen boka upp dessa även om betalning ännu inte har skett. Detta för att försäljning och/eller inköp med tillhörande moms ska hamna i rätt period. I Fortnox faktureringsprogram  kallas detta för Årsomföring, och genomförs med ett enkelt knapptryck i samband med att ett nytt räkenskapsår skapas upp.

Låt säga att leverantörsfakturan i exemplet ovan ännu inte är betald per den 31/12, vilket är räkenskapsåret sista dag. Följande bokning görs:

31/12 – Sista dagen på räkenskapsåret

Kostnad, moms och leverantörsskuld bokförs så det hamnar i rätt räkenskapsår, vilket är viktigt för att bokslutet ska bli korrekt. Notera att kontot för leverantörsskulder används som motkonto här, istället för bankkontot som i föregående exempel. När betalningen genomförs den 14/1 i det nya året bokas skulden bort med bankkontot som motkonto.

14/1 – Betalningsdatum i det nya räkenskapsåret

Observera att samma princip för årsomföring av kund- och leverantörsfakturor gäller även om du inte har kalenderår som räkenskapsår. Brytpunkten är då sista dagen på räkenskapsåret istället för 31/12 som i exemplet ovan.

Faktureringsmetoden

Om ditt företag tillämpar faktureringsmetoden bokförs fakturor i två olika steg. Steg ett är att boka fakturan som en kundfordran/leverantörsskuld samma datum som du skickar eller erhåller den. I samband med det bokförs även försäljning/inköp och moms på samma datum och verifikat. På så sätt hålls bokföringen uppdaterad och du kan enkelt få dagsaktuell information om hur stora fordringar eller skulder ditt bolag har. Steg två är att boka bort fordran eller skulden mot ditt bankkonto i samband med att betalningen genomförs.

Exempel – Bokföra kundfaktura med faktureringsmetoden
Den 25/9 skapar och skickar du en kundfaktura på 12 500 kr inklusive moms med 30 dagars betalningsvillkor. På fakturadatumet görs följande bokning:

25/9 – Fakturadatum

När betalningen sedan erhålls från kunden den 24/10 bokas fordringskontot bort mot bankkontot.

24/10 – Betalningsdatum

Bokföringen av en faktura med faktureringsmetoden sker alltså i två olika steg, till skillnad från kontantmetoden där fakturan bara bokförs vid ett tillfälle.
 
Exempel – Bokföra leverantörsfaktura med faktureringsmetoden
Den 12/8 mottar ditt företag en faktura från en leverantör som avser inköp av varor. Fakturans totalbelopp uppgår till 2 000 kr inklusive moms med ett betalningsvillkor på 30 dagar. På fakturadatumet görs följande bokning:

12/8 – Fakturadatum

När företaget betalar fakturan den 10/9 bokas leverantörsskulden bort mot bankkontot.

10/9 – Betalningsdatum

Vilken bokföringsmetod ska jag välja?

Den vanligaste metoden att använda sig av är faktureringsmetoden. I och med att kundfordran och leverantörsskuld bokas upp i samband med att företaget skickar eller erhåller en faktura får man en tydligare överblick på hur stora fordringarna och skulderna är. Med anledning av detta föredrar många faktureringsmetoden framför kontantmetoden, även om omsättningen inte överstiger tre miljoner kronor.

Det finns dock vissa fördelar med kontantmetoden som gör att vissa hellre bokför med denna metod. Dels är den lite enklare att förstå, dels försvinner ett bokföringsmoment vilket leder till minskat administrativt arbete. Du slipper även att betala in moms till Skatteverket innan du faktiskt fått denna betald från kunden, vilket du kan behöva göra med faktureringsmetoden i och med att momsen bokförs innan fakturan är betald.

Har du kontantmetoden idag går det byta till faktureringsmetoden utan något särskilt godkännande. Ändringen måste dock meddelas till Skatteverket. Det går bra att byta mitt under löpande räkenskapsår, men ofta är det enklare att vänta till ett nytt år för att slippa arbeta parallellt med de båda metoderna under en övergångsperiod. Att göra ett omvänt byte, det vill säga från faktureringsmetoden till kontantmetoden, kräver en ansökan till Skatteverket samt att särskilda skäl föreligger för att bytet ska godkännas.

Så funkar det i Fortnox

Med Fortnox faktureringsprogram   sker bokföringen av fakturor på ett smidigt och automatiserat sätt, oavsett val av redovisningsmetod. Med ett fåtal grundläggande inställningar på plats behöver du inte tänka på hur eller när du ska bokföra fakturorna, programmet hjälper dig att hålla koll. Du kan dessutom sköta faktureringen direkt i mobilen – när du vill, varifrån du vill. Allt för att du som företagare ska få tid över till annat.