Representation – allt du behöver veta!

Vad är representation?

Representation är ett samlingsbegrepp för de omkostnader ett företag har i samband med sin verksamhet. Hit hör utgifter för exempelvis mat, dryck, teaterbesök och hotellrum. Även utgifter som uppstår vid olika evenemang som informationsmöten och personalfester räknas i regel som representation. För att få göra avdrag för representation krävs att utgiften har ett omedelbart samband med näringsverksamheten.

Vad innebär avdragsgill?

För företagare innebär en avdragsgill kostnad att den får dras av från företagets beskattningsbara resultat. I praktiken innebär det att när en sådan kostnad bokförs minskar vinsten i företaget, vilket i sin tur leder till att skatten blir lägre. När det kommer till avdragsgill och representation är det skatteverket som bestämmer vilka kostnader som får dras av och vilka belopp som gäller.

Hur mycket avdrag får göras vid olika typer av representation?

I följande avsnitt går vi igenom hur stora avdrag som får göras vid olika typer av representation med utgångspunkt i momspliktiga verksamheter. Bedriver du en verksamhet som inte har rätt till avdrag för mervärdesskatt gäller samma summor som för en momspliktig verksamhet, plus den moms som utgiften avser.

Reglerna kring representation skiljer sig inte nämnvärt mellan de olika bolagsformerna aktiebolag, enskild firma och handelsbolag. Samma grundförutsättningar för representation gäller, det vill säga att utgiften behöver ha ett omedelbart samband med näringsverksamheten.

Representation vid måltider

Avdragsrätten för representationsmåltider som lunch, middag och annan förtäring slopades 1 januari 2017. Detta innebär att själva kostnaden för sådan typ av representation alltid bokförs som en ej avdragsgill kostnad. Du får dock fortfarande lyfta momsen, det vill säga dra av den ingående momsen i periodens momsdeklaration, för mat och dryck till ett värde av maximalt 300 kr per person och tillfälle. Om måltiden enbart består av mat och alkoholfri dryck innebär det att moms får dras av till ett värde av högst 36 kr per person i och med att momsen för denna typ av varor är 12% (12% * 300 kr = 36 kr).

Avdrag för representation vid alkohol

Hur ser det då ut vad gäller regler vid representation och alkohol? Om utgifterna enbart består av alkoholhaltig dryck får inget avdrag för moms göras i din inkomstdeklaration. Om den alkoholhaltiga drycken däremot ingår i en måltid tillsammans med mat gäller samma regler som ovan, det vill säga att hela momsen får lyftas så länge värdet för måltiden inte överstiger 300 kr. Tänk här på att det är 25% moms på alkoholhaltig dryck, vilket innebär att du får dra av mer moms än de 36 kr i exemplet med alkoholfri dryck ovan.

Om kostnaderna överstiger 300 kr och avser både mat och alkoholhaltig dryck finns två olika sätt att räkna fram hur mycket moms som får dras av.

• Första alternativet är att momsavdraget räknas fram proportionellt utifrån de faktiska kostnaderna för mat och alkohol. Vid beräkning av proportionerna används kostnaden exklusive moms. För djupare förklaring, se räkneexemplet nedan.

• Andra alternativet är att använda sig av ett schablonbelopp för avdraget, vilket är ett lite enklare alternativ. Enligt schablonen får 46 kr per person dras av, oavsett faktiska proportioner mellan mat och alkoholhaltig dryck. Notera att schablonen enbart får användas om kostnaden överstiger 300 kr samt att den faktiska debiterade momsen är minst 46 kr.

Vid förfriskningar och enklare förtäring, såsom alkoholfri dryck, kaffe, bullar, frukt och enkla smörgåsar som inte ersätter måltid, får avdrag på kostnaden göras till ett värde av högst 60 kr per person och tillfälle.

Observera att kostnader för dricks aldrig ses som avdragsgill i de här sammanhangen.

Räkneexempel – Bokföra representation

Ditt företag har i samband med en middag med en potentiell kund haft totala utgifter på 3100 kr inkl moms, varav 83 kr dricks. Då dricksen ej är avdragsgill beräknas avdraget på 3100 – 83 = 3017 kr. Totalt antal deltagare är fem personer.

Alternativ 1 – Proportionerligt avdrag

• Kostnaden för mat under middagen uppgår till 1904 kr inkl moms, 1700 kr exkl moms. Dryck innehållande alkohol har konsumerats till ett värde av 1113 kr inkl moms, 890.4 kr exkl moms. Exklusive moms landar alltså den totala restaurangnotan på 1700 + 890.4 = 2590.4 kr.

• Maten står således för ca 66% (1700 / 2590.4) av notan och den alkoholhaltiga drycken för resterande 34% (890.4 / 2590.4).

• I och med de fem deltagarna har företaget rätt att lyfta moms på kostnader till ett totalt värde av 1500 kr, 300 kr per person. Vi använder oss av proportionerna som räknades ut ovan och konstaterar att 990 kr (66% * 1500) ska avse mat och 510 kr (34% * 1500) alkoholhaltig dryck.

• Företaget har följaktligen rätt att dra av moms värt 118.8 kr (990 * 12% moms) för maten och 127.5 kr (510 * 25% moms) för den alkoholhaltiga drycken. Totalt momsavdrag blir alltså 118.8 + 127.5 = 246.3 kr.

Resterande del av restaurangnotan bokförs som en ej avdragsgill kostnad, se exempel nedan.

Ett bra verktyg som hjälper till med matematiken vid beräkning av proportionerligt avdrag är Skatteverkets räknesnurra .

Alternativ 2 – Schablonavdrag

Som tidigare diskuterats finns också möjligheten att göra ett schablonavdrag snarare än att räkna enligt de faktiska proportionerna mellan mat och alkoholhaltig dryck. Väljer man istället detta alternativ tillåts ett momsavdrag på 46 kr per person, vilket i det här fallet blir totalt 230 kr.

Intern representation

Hit räknas personalvård där företaget betalar kostnaderna för anställdas deltagande.

Enligt Skatteverkets riktlinjer bör inte avdrag göras för fler än två personalfester per år. För kostnader som uppstår i samband med personalfester såsom lokalhyra och utgifter för underhållning tillåts ett avdrag på 180 kr exkl moms per person. Avdrag för kostnader som avser förfriskningar och enklare förtäring får göras så länge kostnaden inte överstiger 60 kr. Om anställdas familjemedlemmar eller pensionerade befattningshavare deltar på personalfesten tillåts avdrag för dessa enligt samma premisser som ovan.

Vad gäller intern representation vid styrelsesammanträden, revision, bolagsstämma eller dylikt tillåts avdrag för enklare förtäring och förfriskningar till ett värde av högst 60 kr.

Exempel på intern representation

Exempel på intern representation är utgifter för personalfester, informationsmöten, interna kurser, planeringskonferenser etc.

Om du har en personalfest och hyr bord och stolar och musikutrustning får du göra avdrag på 180 kr exklusive moms per person.

Såhär bokför du intern representation >

Extern representation

Till extern representation hör omkostnader som uppstår när företaget bjuder utomstående, exempelvis kunder och leverantörer. Enligt Skatteverket krävs att representationen ingår som ett direkt led i affärsförhandlingar. Syftet med denna typ av representation ska vara att upprätthålla en god affärsrelation.

Exempel på extern representation

Exempel på extern representation är utgifter för teaterbesök, greenfee vid golfspel och liknande.

Om du tillsammans med en kund går på teater får du göra avdrag för detta till ett värde av maximalt 180 exklusive moms per person och tillfälle.

Representation utomlands

Du får göra avdrag för representation utomlands, men däremot finns det ingen moms att dra av. Moms utomlands räknas nämligen inte som moms enligt svensk lag. Det innebär att avdraget blir något lägre än vad det skulle varit i Sverige. Principen gäller fortfarande med 180 kr per person och tillfälle, men inklusive den utländska momsen. Varje dag du befinner dig utomlands räknas som ett nytt representationstillfälle.

Representations- och reklamgåvor

Gåvor till kunder delas upp i representationsgåvor och reklamgåvor.

Representationsgåvor innefattar de gåvor som ges med syfte att bibehålla en god relation till kunden. Exempel på detta kan vara en vinflaska, en biobiljett eller en pralinask.

Reklamgåvor inkluderar de gåvor som ges med syfte att göra reklam för ditt företag. Detta kan vara kaffekoppar, pennor eller tröjor med er logotyp på.

Avdrag för dessa typer av varor tillåts göras med skäligt belopp, dock högst 300 kr exklusive moms enligt Skatteverkets allmänna råd.

Vill du även veta mer om gåvor till anställda?

Här kan du läsa om vad som gäller vid exempelvis julgåvor till anställda >

Demonstrationer och visningar

Avdrag av kostnad för enklare förtäring och förfriskningar vid sådana typer av evenemang får göras till ett värde av maximalt 60 kr exklusive moms per person.

Gör betalningen enklare

Med Fortnox Företagskort skickas transaktionen direkt in i Fortnox Bokföring. Företagskortet arbetar sömlöst med Fortnox övriga programdelar, och du kan samla allt i samma plattform utan onödiga mellanhänder.