Affärssystem – vad är det och vilka finns?

Vad är affärssystem?

Rent tekniskt är ett affärssystem ett paket av program med integrerade it-system för ett företags ekonomi, administration och styrning. Man kan alltså säga att ett affärssystem består av olika system eller moduler som fungerar som ett enda system.

Men ett affärssystem är framförallt ett verktyg för att utveckla och effektivisera verksamheten i företaget. Olika avdelningar och funktioner inom företaget eller koncernen får tillgång till en gemensam databas, vilket ger smartare och mer överskådliga processer. Det kan till exempel vara att underlätta tidsredovisningen, hantera projekt eller förbättra orderhanteringen. Ett affärssystem ska alltså jobba för er verksamhet så att processerna blir effektivare, lättare att överblicka och leder till bättre beslutsunderlag.

Vad är ERP? Samma sak som affärssystem?

Affärssystem kallas ibland för ERP, som är en engelsk förkortning av Enterprise Resource Planning. Ett ERP (eller ERP-system) har med andra ord samma innebörd som ett affärssystem – skillnaden är bara språklig.

Affärssystem och ekonomisystem – vad är skillnaden?

Ett ekonomisystem är i regel enklare och mindre komplett än ett affärssystem, eftersom det i huvudsak syftar till att hantera och förenkla ekonomiprocesser såsom bokföring och fakturering. Affärssystem syftar å andra sidan till att, som vi konstaterat, utveckla och automatisera alla affärsprocesser i verksamheten.

Ett modernt ekonomisystem kan dock, i viss grad, matcha ett affärssystem så länge det går att integrera för- och eftersystem till det, till exempel ett lönesystem eller en betallösning. Så länge den möjligheten finns kan en verksamhet växa med ett ekonomisystem utan att behöva implementera ett regelrätt affärssystem (till en viss grad, så klart). För det är behoven och förutsättningarna för verksamheten som styr vad som är möjligt. Mer om detta senare i artikeln.

Vad finns det för olika typer av affärssystem?

Lokalt installerade

Ett lokalt installerat affärssystem (kallas ibland on-premise) betyder att systemet är fast installerat på en enhet såsom en dator. Informationen sparas då lokalt på datorn – vilket betyder att all data går förlorad om datorn till exempel kraschar eller blir stulen. En nackdel med ett lokalt installerat system är även tillgängligheten, eftersom en användare oftast är låst till en viss enhet för att kunna logga in och arbeta i systemet. Tidigare var affärssystem framförallt lokalt installerade men idag är allt fler affärssystem molnbaserade.

Molnbaserade affärssystem

Ett molnbaserat affärssystem lagrar istället all data på en server i molnet – internet, med andra ord. Molnbaserade system kräver inte att du är inloggad via en särskild enhet. Det räcker att du har en internetuppkoppling för att komma åt systemet. Att spara och lagra data i molnet är i regel också säkrare än att göra det på en lokal server.

Fördelarna med ett molnbaserat affärssystem är också att ni alltid har en uppdaterad mjukvara eftersom tjänsteleverantören sköter det åt er. Det är också mer flexibelt eftersom ni har bättre möjligheter att skala upp – eller ned – systemet utifrån företagets behov.

Standardiserade vs branschspecifika

Utöver om ett affärssystem är molnbaserat eller lokalt installerat, kan det även vara antingen standardiserat eller branschspecifikt. Standardiserade affärssystem är “generella affärssystem” som inte tar hänsyn till någon särskild bransch. Branschspecifika affärssystem är framtagna för att täcka behoven inom en viss bransch.

Men ett standardiserat affärssystem kan anpassas utifrån en specifik bransch och specifika behov så länge det går att integrera externa system till det. Då har ni ett “generellt” affärssystem som grund, och sedan kopplar ni på system och lösningar som är anpassade för en specifik bransch. Att ett affärssystem är anpassat för branschen – eller att det går att integrera branschspecifika system till affärssystemet – är oftast en stor fördel.

Vad brukar ingå i ett affärssystem?

Vad som ingår i ett affärssystem beror dels på hur avancerat systemet är, dels på om systemet är branschspecifikt eller möjligt att anpassa för branschen.

Exempel på de funktioner som ett affärssystem vanligtvis innehåller är:

• Hantering av ekonomiprocesser såsom bokföring

• CRM

• Orderhantering

• HR/löneadministration

• Inköp

• Lager/logistik

• Projekthantering

• Redovisning och finansiell rapportering

Men det som “brukar” ingå är kanske inte exakt vad ert företag behöver. Återigen kan det vara fördelaktigt med ett system som har det mest grundläggande – till exempel moduler för ekonomisk administration – och sedan integrera de system som verksamheten behöver (och som är anpassade för verksamheten). Då blir frågan istället: Vad behöver ingå i ett affärssystem för vår verksamhet?

Vad kostar ett affärssystem?

Kostnaden för olika affärssystem kan variera rejält. Det finns affärssystem som kostar runt 15 000 kronor i månaden – men det finns också system kostar en bra bit över 100 000 kronor i månaden. I slutändan handlar det om att betala för det som verksamheten verkligen behöver för att bli effektivare. Därför är det viktigt att göra en grundlig behovsanalys innan olika affärssystem jämförs.

Skillnaden mellan molnbaserat och on-premise

Något som också påverkar kostnaden är vad det är för typ av system – lokalt installerat (on-premise) eller molnbaserat. Enligt The Software Report står licenserna för ungefär 65 % av kostnaden i en molnbaserad lösning , medan de står för ca 25 % i ett lokalt installerat system.

Dock kan den totala ägandekostnaden (ofta kallad TCO från engelskans Total cost of ownership) bli dubbelt så hög för ett lokalt installerat system, jämfört med ett molnbaserat, enligt The Software Report. Anledningen är att de övriga procenten i jämförelsen står för bland annat infrastruktur, drift, it-resurser och utbildning. I det långa loppet tenderar alltså kostnaderna för att drifta ett lokalt installerat system att “äta upp” den lägre licenskostnaden, och bli betydligt dyrare.

Vanliga exempel på vad som påverkar kostnaden

• Antal program/moduler

• Antal licenser och användare i de olika modulerna

• Eventuell kostnad för implementation och anpassning: Till exempel att skräddarsy lösningar och anlita konsulter för att implementera affärssystemet och tillhörande system, till exempel försystem

• Antal system som integreras till affärssystemet

• Eventuell kostnad för löpande support: Ingår den, eller innebär det en kostnad när ni behöver support i systemet?

Vilka företag behöver ett affärssystem? Små? Stora?

De flesta småföretag klarar sig långt utan ett fullskaligt affärssystem. Återigen är det verksamhetens behov som styr – till exempel förutsättningar för branschen och antal transaktioner.

I regel klarar småföretag sig långt med ett molnbaserat ekonomisystem som har integrerade system . Då kan ni skapa ett eget affärssystem i den skala som passar ert företag. Det är kostnadseffektivt, och tack vare att systemet är molnbaserat kan ni skala upp eller ned systemet när det krävs.

En annan viktig sak i sammanhanget – som utgör en trygghet för kanske framförallt småföretag – är att ett digitalt system (till exempel Fortnox) ständigt är uppdaterat enligt rådande lagar och regler. I ett lokalt installerat system finns inte den automatiken.

Oavsett om företaget är stort eller litet är utgångspunkten med ett affärssystem densamma: Att skapa effektivare processer i verksamheten. Affärssystem som ofta förknippas med stora företag är från leverantörer såsom Microsoft, SAP och Oracle.

Företag eller koncerner med ett par hundra anställda kan i vissa fall också “klara” sig med ett ekonomisystem som kan byggas ut till ett affärssystem. Behovet av för- och eftersystem som är anpassade för branschen och verksamheten kan lösas genom integrationer till ekonomisystemet. Stora företag har också ett annat krav på, och behov av, bredare utbildning och support i systemet än småföretag. Att till exempel ha en personlig kontaktperson som kan företagets verksamhet och kan komma med förslag på hur arbetsprocesser kan effektiviseras adderar ett stort värde. Likaså snabb och kompetent support i frågor som rör de olika produkterna och modulerna i affärssystemet.

Så kommer du igång – steg för steg

Processen för att välja (och komma igång med) ett affärssystem kan se ut på många olika sätt. Några generella tips är att fundera på följande punkter:

• Nuläge och behov: Hur arbetar ni idag och hur vill ni arbeta i framtiden? Målet är att förbättra och effektivisera processerna i verksamheten, så det gäller att identifiera det som inte fungerar tillfredsställande i dagsläget genom att till exempel lista de processer och moment som är ineffektiva i verksamheten.

• Eventuell anpassning: Vi har tidigare gått igenom skillnaden mellan standardiserade och branschspecifika affärssystem. Har ni behov av lösningar som är specifika för er bransch eller verksamhet, eller tillgodoser ett generellt affärssystem era behov? Den här punkten är nära förknippad med nästa.

• System på marknaden: Utifrån slutsatsen i punkten ovan är det dags att undersöka vilka olika system det finns som möter era behov. Om ni har specifika behov: Är det möjlighet att anpassa systemet på ett sätt som ger er den effekt i processerna som ni söker? Ta in offerter, ta del av demos och jämför. Undersök också om det finns möjlighet för verksamheten att växa i de olika systemen – något som inte är självklart.

• Beslut: Innan beslutet tas är det viktigt att säkerställa vad som ingår i priset. I vissa fall kan till exempel support kosta extra, medan den i andra fall ingår. Se också till att ta reda på vad som krävs i form av utbildning, implementering och onboarding i det nya systemet – och vad det kostar.

Nedan kan du läsa mer om hur du kommer igång med Fortnox affärssystem.

Fortnox integrationer och affärssystem

Med Fortnox företagsplattform får du en grund för att skapa ett komplett affärssystem , med produkter och tjänster inom bland annat bokföring, fakturering, lön samt offert- och orderhantering. Tack vare möjligheten att integrera externa system – det kan vara alltifrån en e-handelslösning till ett tidrapporteringssystem för en specifik bransch – skapar du “ditt eget” affärssystem. Fördelen är att det är skalbart och flexibelt – både om företaget växer eller i perioder behöver skala ned för att behoven förändras. Det innebär också att kostnaden för affärssystemet ligger i linje med de aktuella behoven, och företaget behöver inte betala för moduler som det inte har behov av.

Här ger vi exempel på några av de populäraste integrationerna som våra kunder använder för att skapa sina egna affärssystem.

Branschspecifika system

Du kan som sagt även anpassa ditt affärssystem för just din bransch. Fortnox har kopplingar till hundratals system inom de flesta branscher. Populära integrationer inom till exempel e-handel är Shopify och WooCommerce som kopplar sina flöden till Fortnox.

Bland hantverkare är Bygglet , Fieldly och Projektportalen uppskattade tack vare sömlösa flöden mellan verksamhetssystemet och ekonomin i Fortnox.

HR och löneadministration

Oavsett bransch behöver ditt affärssystem även omfatta funktioner som HR och löneadministration. Här växer just nu utbudet av smarta system som förenklar för växande företag som rekryterar och är måna om sina medarbetare. Huma och Alexis HR är två populära system som förenklar personaladministrationen. Om du har många anställda hjälper Sysarb dig att säkerställa lönekartläggning och lönerevision med ett par klick.

Rapport och analys

Oavsett hur du väljer att bygga ditt affärssystem är det avgörande att ha goda insikter och överblick över verksamheten. Tidigare har just analys- och rapportsystem varit några av Fortnox mest använda integrationer. Sedan 2024 erbjuder vi även ett eget komplett verktyg för ändamålet i form av Fortnox Rapport & Analys .

Exempel: Snabbväxande Boxflow

Logistikbolaget Boxflow har på ett par år gått från nystartat till en koncern med fem bolag, som beräknas omsätta 250 miljoner kronor under 2022. De kan än så länge växa med Fortnox som affärssystem eftersom de kan integrera system som passar deras verksamhet.

Boxflow erbjuder bemanningslösningar för lager och industri, tredjepartslogistik och konsultation. De använder Fortnox plattform som utgångspunkt i sitt affärssystem – och bygger sin egen helhet.

– Vi integrerar system till Fortnox som är skräddarsydda för vår verksamhet. Det går inte att hitta ett affärssystem som täcker allt på ett bättre sätt, säger Tina Holm, CFO på Boxflow.

Komplett affärssystem för stora företag

Med Fortnox får du ett affärssystem med automatiserade och skalbara processer för ekonomi och administration, med finansiell rapportering och uppföljning i realtid. Vi erbjuder en komplett och digital ERP-lösning för behoven i stora företag och koncerner.

Boka gärna ett digitalt möte med oss, så tittar vi tillsammans på hur vårt affärssystem kan hjälpa ert företag att bli mer effektivt.