Körjournal – så fungerar den och detta ska du tänka på
En körjournal fungerar enkelt förklarat som en dagbok över hur en förmånsbil eller tjänstebil används – vart den har kört, varför den har kört dit, hur lång sträckan var, och vem som körde. Vanligtvis finns det tre olika scenarier för att ha körjournal: När du har en förmånsbil, när du har en tjänstebil som endast används i tjänsten samt när du har fritt drivmedel (bränsle) i tjänsten. Vi tittar på varför en körjournal är viktig, och vad som gäller, i de tre fallen.
Förmånsbil
En tjänstebil, som med arbetsgivarens godkännande även får användas privat, kallas förmånsbil . Det är en skattepliktig förmån som föraren betalar inkomstskatt på och arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift på förmånsvärdet. Det är främst för att kunna skilja mellan resor i tjänsten och privat som en körjournal används när du har förmånsbil. Den som dessutom kör mer än 3 000 mil per inkomstår i tjänsten kan få en sänkning av förmånsvärdet med 25 procent – det blir med andra ord 75 procent av ett fullt förmånsvärde. Det innebär att värdet och beskattningen blir lägre.
Förmånsvärdet beräknas bland annat på bilens nypris, eventuell extrautrustning och om det är en miljöbil. Läs mer om förmånsbil .
Undvika bilförmån? Privat körning “i ringa omfattning”
För att undvika skattepliktig bilförmån (när du har en tjänstebil som inte är en förmånsbil) måste du kunna visa att du i privata sammanhang endast har använt bilen “i ringa omfattning”. Vad innebär det? Jo, att bilen har använts privat vid högst 10 tillfällen per kalenderår och med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. Det ligger nära till hands att tro att resor till och från jobbet räknas som resor i tjänsten – men icke, dessa resor räknas som privata.
Fritt drivmedel
Om du som arbetsgivare bekostar bilens drivmedel så är det en drivmedelsförmån, och den anställde förmånsbeskattas för det drivmedel som används vid privata resor. Om det inte finns en körjournal som visar fördelningen mellan resor i tjänsten och privata resor, kommer den anställde att förmånsbeskattas för allt drivmedel. Detta gäller oavsett om det är en förmånsbil eller inte.
Mall för vad körjournalen bör innehålla
Det är alltså i ovanstående fall som en körjournal är vanligast. Men vad ska den då innehålla, för att få koll på allt? Skatteverket rekommenderar att följande information finns med:
Mätarställning vid årets början
Mätarställning vid årets slut
Bilens registreringsnummer
Aktuellt år
Datum och mätarställning vid resans start och slut
Hur många kilometer den anställde kör varje resa
Adress för resans start respektive slut
Syfte med resan
Platser, företag eller kontaktpersoner som har besökt (undantag för privata resor)
Anteckningar om bilförare och tankning (antal liter bränsle och pris när bilen tankas)
Elektronisk körjournal smidigare än mall
Vi vet när den används och vad den ska innehålla – men hur ska körjournalen föras? Det finns huvudsakligen två typer av körjournal – elektronisk (digital) eller manuell. Det är viktigt att körjournalen sköts löpande, och valet av körjournal kan underlätta just det.
Elektronisk körjournal
En elektronisk körjournal är en “plugin” som installeras i bilen och automatiskt registrerar alla resor, både i tjänsten och privat. Fördelen med en elektronisk körjournal är att du slipper den manuella registreringen av resorna. Körjournalen kan dessutom kopplas till ditt ekonomisystem, så att körningarna automatiskt landar i systemet och enkelt kan bokföras. Du får med andra ord ett korrekt underlag för alla resor, både i tjänsten och privat, direkt i mobilen eller på datorn.
Manuell mall
En manuell körjournal, motsvarande en mall, innebär att resorna inte automatiskt registreras. Det finns färdiga mallar att köpa, och då är det viktigt att kontrollera att mallen innehåller alla nödvändiga fält. Du kan också upprätta din egen.
En manuell körjournal ställer andra krav på dig som förare än vad dess elektroniska motsvarighet gör: Du ska hålla reda på journalen, komma ihåg att fylla i den löpande, och sedan manuellt föra över informationen till ditt ekonomisystem eller lönesystem.
Att sköta körjournalen är en form av försäkring
Om Skatteverket gör en granskning är körjournalen det säkraste beviset för hur mycket du (eller anställda) har kört i tjänsten respektive privat. Om uppgifterna inte kan styrkas är risken stor att du förmånsbeskattas till fullvärde.