Allt du behöver veta om semester och semesterplanering

Semesterplanering i god tid innan semestern

Gör ett semesterårsavslut

Det är i semesterårsavslutet som lönesystemet omvandlar de intjänade och kvarvarande betalda dagarna per 31 mars, till nya betalda och sparade dagar från 1 april. Det innebär att när semesteråret är slut behöver du stämma av hur många nya semesterdagar de anställda har tjänat in och hur många semesterdagar som finns kvar av de betalda och sparade dagarna.

Använder du procentregeln beräknas även värdet på den intjänade semestern utifrån semestergrundande lön från intjänandeåret, och ger ett värde per semesterdag. För dig som använder sammalöneregeln beräknas semesterersättning på den aktuella månadslönen. Här kan du läsa mer om varför, och när, du gör semesterårsavslut .

Ha koll på semesterlagen och semesterlön

Du behöver förhålla dig till lagar och regler när du gör företagets semesterplanering. Enligt semesterlagen har i princip alla anställda rätt till 25 dagars semesterledighet per semesterår. Under sommarmånaderna juni-augusti har de även rätt att ta ut semestern i fyra sammanhängande veckor. Det är bara semester som är intjänad som ger rätt till semesterlön – om du nyligen har anställt personal kan du antingen erbjuda dem arbete eller betald förskottssemester, nyanställda behöver nämligen inte ta ut obetald semester.

När du räknar ut semesterlön och semestertillägg ska de inte ingå i lönen, utan du beräknar och redovisar dem på ett tydligt sätt. När en anställd tar ut betalda semesterdagar ska hen få ett extra lönetillägg som kallas semestertillägg.

Semesterersättning när anställda slutar

Semesterersättning betalar du ut till en anställd när personen slutar på ditt företag, eller i avgränsade projekt. Semesterersättningen ska betalas ut senast en månad efter att anställningen är avslutad. Här kan du läsa mer om semesterersättning .

Samla in önskemål och sammanställ

Låt dina anställda lämna in sina önskemål på sommarledighet. Gör det i god tid, eftersom du senast två månader i förväg måste meddela dem om hur deras semester kommer att se ut (det underlättar också för företagets semesterplanering). Har du anställda som vill vara föräldralediga på heltid under semesterperioden? Då måste anmälan om föräldraledighet ske två månader i förväg. De har också möjlighet att komma med önskemål om att förlägga huvudsemestern en annan tid än sommarperioden.

Samtidigt som du tar hänsyn till dina anställdas önskemål, måste du se till verksamhetens behov när du gör din semesterplanering. Att balansera detta är ännu ett skäl till att planera semesterperioden i god tid!

Förbered löner och inbetalningar

Planera för löneutbetalningar och skatteinbetalningar i förväg. Glöm inte att semestertillägg som ska betalas ut före huvudsemestern, ska vara med på juni månads löneutbetalning. Vilka datum gäller för inbetalning av arbetsgivaravgifter, moms och andra skatter? Vi har i en guide samlat viktiga datum som rör avgifter och skatter.

Se till att de anställda klarmarkerar sina tidrapporter i god tid. Med Fortnox Lön kan de anställda lägga in sin frånvaro och klarmarkera innan de går på semester.

Om du ska anställa sommarjobbare

Har du svårt att få ihop din semesterplanering, och behöver förstärkning? Om du ska anställa en person som ska utföra en tillfällig uppgift, exempelvis sälja bär, ska allmän visstidsanställning användas. Ska personen istället ersätta någon under ledigheten ska vikariat användas. Fler anställningsformer kan också gälla om ditt företag har kollektivavtal. Läs mer om fler saker du bör tänka på när du anställer sommarjobbare .

Att tänka på veckorna innan semestern

Delegera ansvaret

Kanske kan du låta någon av dina anställda ta ett utökat ansvar när du är ledig. Gå tillsammans igenom vilka ansvarsområden det handlar om, och se till att personen kan nå dig om frågor uppstår. Förankra i företaget vem det är som har ansvar när du är borta, så att övriga anställda vet vad som gäller.

Semesterlista skapar trygghet för anställda

Skapa en semesterlista (som ett schema, fast för semestern) för alla anställda där det klart och tydligt framgår vem som ska sköta vad under semesterperioden. Se till att alla får tillgång till semesterlistan. Då riskerar inget att hamna mellan stolarna – och stressen minskar för både dig och dina anställda.

Vi bjuder på en mall för semesterlista till ditt företag – bara att ladda ned och fylla i!

Sjukdom och VAB under ledigheten

Om en anställd blir sjuk under ledigheten har den rätt att sjukanmäla sig och inte ta ut sin semester under den tiden. Ersättning för sjukdom under semestern hanteras på samma sätt som om personen hade arbetat. Samma sak gäller vid vård av barn (VAB) – den anställde personen behöver inte “bränna” sina semesterdagar när VAB anmälts.

Rutiner för fakturor

Leverantörsfakturor ska betalas och kunder faktureras – även sommartid. Många företagare föredrar att hantera det på egen hand, men om du tar hjälp av någon är det viktigt med instruktioner: vem ska betala fakturorna, och när ska personen göra det. Var noga med att din stand-in är vaksam på eventuella bluffakturor, och vet hur sådana ska bestridas. I Fortnox program finns en koppling till Svensk Handels varningslista som innebär att du får en automatisk varning, om du i programmet registrerar ett företag som är med på den. Läs mer om bluffakturor .

Tipsa kunderna i förväg

Kommer dina kunder behöva din hjälp under sommaren? Hör av dig till dem i god tid innan ledigheten och berätta när du kommer att vara ledig eller om du planerar att jobba lite mindre än vanligt. Sätt en deadline för när du behöver få in en eventuell beställning eller uppdrag från kunden för att hinna med denna innan ledigheten. Och glöm inte informera om när du är tillbaka igen.

De sista förberedelserna i din semesterplanering

Glöm inte autosvar

Har ditt företag helt semesterstängt under en viss period? Lägg in ett automatiskt svar i telefonen och i mailen, och berätta när ni är tillbaka igen. Det kan också vara bra att redan före ledigheten bestämma hur ofta du ska kolla av mail eller mobil så kan du hänvisa till det.

Uppdatera webbshop och hemsida

För dig som har någon form av e-handel kan försäljningen till stor del rulla på som vanligt i semestertider – åtminstone förväntar sig många kunder det. Det du behöver vara tydlig med är exempelvis att leveranstiderna kan vara längre än vanligt, att lagret inte fylls på lika ofta och att frågor inte kan besvaras lika snabbt som under resten av året.

Sociala medier

Du vill kanske inte att det ska vara helt tyst från dig och företaget under semestern? Då finns en lösning. Inlägg på till exempel Facebooksidan, företagets blogg eller Twitter kan du skapa i förväg och schemalägga. Då går de ut automatiskt under tiden du är ledig. Påverkas företagets öppettider av din semester? Att använda sociala medier för att kommunicera vilka öppettider som gäller, under vilka veckor, är ett bra tips. Så glöm inte att inkludera sociala medier i din semesterplanering!

Skapa en ”att göra”-lista

Svårt att släppa tankarna på jobbet? Skriva ner måsten – men även nya idéer som dyker upp – på en lista, så vet du vad du ska ta tag i när du kommer tillbaka, med förnyad energi!

Ett komplett och enkelt löneprogram

Har du anställda i företaget? Med Fortnox Lön blir det enkelt att själv ta hand om lönerna i ditt företag, och du kan vara säker på att det alltid är uppdaterat med aktuella skattetabeller, lagar och regler. Du får hjälp med allt från lönespecifikationer till arbetsgivardeklarationer på individnivå (AGI) och behöver inte ha några större förkunskaper.