Så hanterar och bestrider du en bluffaktura

Bluffakturor, eller fakturabedrägeri, är ett samlingsbegrepp för fakturor som avser varor eller tjänster som en fakturamottagare aldrig har beställt eller fått levererade. Bluffakturor brukar öka i semestertider när ordinarie personal inte är på plats i samma utsträckning som vanligt – och därför gäller det att vara extra uppmärksam och ha bra rutiner inför sommaren. Vi tipsar om hur du kan hantera och bestrida en bluffaktura.

Så vad kännetecknar egentligen en bluffaktura?

Exempel på bedrägerier

Du får en faktura som ser ut som ett erbjudande. Erbjudandet är utformat för att lura dig att tro att det är en faktura, och att det de facto är ett erbjudande framgår oftast i det finstilta.
Du får en faktura för något du inte beställt, ofta med kort betaldatum och det är inte ovanligt att bluffarna försöker efterlikna andra kända företag.
Du får en faktura från ett företag som du har varit i kontakt med, men fakturan stämmer inte överens med avtalet.

Så bestrider du en bluffaktura

Anders Ohlsson driver Ryssby Lackering AB, och företaget använder Fortnox. Den senaste tiden har de varit skonade från bluffakturor, men Anders upplevelse är att när de väl kommer – då kommer de ofta klumpvis.

– Det gäller att vara uppmärksam och verkligen läsa igenom fakturorna och se vad de gäller, särskilt under sommaren när all ordinarie personal kanske inte är på plats, säger Anders.

Ryssby Lackering kan i Fortnox program hela tiden stämma av inkomna fakturor mot vad de har beställt: En bluffaktura kan tidigt upptäckas eftersom leverantören inte är upplagd.

– Vi lägger upp alla våra leverantörer med organisationsnummer i programmet, och då får vi en påminnelse när det kommer en leverantörsfaktura som inte matchar något av de inlagda numren. Då får vi en indikation på att det inte står rätt till, och kan gå ett varv till och kolla vad det handlar om, säger Anders.

Anders tips – så gör du om du fått en bluffaktura

Bestrid fakturan: ”Jag skriver över hela fakturan: ’Jag bestrider denna faktura på grund av att detta inte är beställt’, eller den anledning som är aktuell. Om det finns en mejladress på fakturan så mejlar jag även dem. Därefter tar jag en kopia på fakturan.”
Polisanmäl: ”Jag stämmer av med Svensk Handels blufflista, och om företaget som skickat fakturan finns på listan så polisanmäler jag.”
Returnera fakturan med rek: ”Till sist skickar jag en kopia av både fakturan och polisanmälan till avsändaradressen, med rekommenderat brev. Fördelen med att skicka ett rekommenderat brev är att jag får ett kvitto på att jag har skickat fakturan och polisanmälan till den adress som står på fakturan. Då har jag gjort vad jag kan göra som mottagare av en bluffaktura.”

Fortnox skyddar dig

Om du använder Fortnox bokföringsprogram för dina leverantörsfakturor kan du vara lugn – vi har en koppling till Svensk Handels varningslista , så programmet kan varna dig när du försöker registrera en leverantör som finns med på varningslistan.