Bokföra Arbetskläder

Att som arbetsgivare erbjuda arbetskläder till sina anställda kan vara viktigt för att skapa en trygg och professionell arbetsmiljö. De kan vara anpassade för att skydda de anställda i arbetet, men också för att man ska visa vilket företag man tillhör. Kostnaden för arbetskläder är skattefri om utgiften avser arbetskläder som är speciellt anpassade för arbetet och som inte är lämpade att användas privat. Kläder som inte kan anses vara arbetskläder, så kallade fria kläder, är däremot skattepliktiga förmåner.

Hur man ska bokföra arbetskläder beror på vilket sätt de är tänkta att användas. Samma kontering gäller dock oavsett om inköpet av arbetskläder görs av ett aktiebolag eller en enskild firma . Utgifter för arbetskläder, skyddsmaterial och skyddskläder debiteras vanligtvis konto 5480 Arbetskläder och skyddsmaterial. 

Om en anställd är skyldig att bära en viss typ av kläder och därmed får kontant ersättning för att köpa dessa ska ersättningen klassificeras som kostnadsersättning. Vanligtvis debiteras då konto 7350 Ersättningar för föreskrivna arbetskläder. Om den anställda istället får kontant ersättning för att köpa ej föreskrivna arbetskläder betraktas detta som kontant ersättning utöver lön och därmed en skattepliktig förmån för den anställda. Ersättningen debiteras då konto 7316 Ersättning för/bidrag till arbetskläder.

Utgifter för förmånen av fria arbetskläder debiteras vanligtvis på konto 7384. Då måste arbetsgivaren göra avdrag för preliminär skatt och betala arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet, vilket utgörs av kostnaden som arbetsgivaren har betalat inklusive moms. Skulle den anställda betala för arbetskläderna krediteras konto 7384 med det belopp han eller hon betalat, eller konto 7350 Ersättningar för föreskrivna arbetskläder.

Exempel på bokföring av arbetskläder

Låt oss säga att ett företag har fått ett kvitto för inköpta arbetskläder från en anställd som vill få kostnadsersättning för utgifterna. Summan på kvittot är 5 000 kronor inklusive moms, varav 1 000 kronor är moms (25 %). En del av arbetskläderna är skattefria (skyddskläder) och kostade 2 500 kr inklusive moms, medan den andra delen avser fria arbetskläder (kostym), vilka räknas som skattepliktiga, och kostade 2 500 kronor inklusive moms. Du får endast dra av moms på skyddskläderna. Ersättningen utbetalas och förmånsbeskattningen sker vid löneutbetalningen.

Observera att bokföringstipsen i det här avsnittet enbart är ett förslag, och det kan finnas fler sätt att hantera bokföringen av posten på. Är du osäker bör du alltid kolla upp med en sakkunnig, exempelvis en redovisningskonsult.