Fotografiska museet: “Målet är att integrera allt som går”

Fotografiska är inte bara en fantastisk plats för att uppleva modern fotokonst. Det är också en global företagskoncern med filialer och bolag i New York, Shanghai, Berlin, Tallinn och Oslo. Verksamheten – utöver den konstnärliga – består av caféer, restauranger, barer, museishoppar, webbshoppar, biljettförsäljning, events och mycket, mycket annat. 

– Det är många intäktsströmmar. Transaktioner i olika kassaflöden som ska kopplas till rätt kostnadsställe, bokföras på rätt konto och synas på rätt ställe i rapporteringen. I nästa steg ska olika budgetägare få överblick och kunna rapportera utfallet i slutet av varje månad, säger Jacob Karlqvist, Financial Planning & Analysis Manager på Fotografiska i Sverige.

Fortnox navet

Mitt i myllret av alla de här transaktionerna och stegen finns Fortnox.

– Fortnox är navet i vår setup i Sverige. Tack vare att det är så lätt att integrera med andra system har vi kunnat skapa flöden som i princip är självkörande, där alla delar samarbetar med varandra. I dag hanteras 75 procent av våra intäkter helt automatiserat.

Ett av systemen som Fotografiska har byggt ihop med Fortnox är Bright Analytics, en plattform för konsolidering och rapportering.

– Som global koncern behöver vi kunna konsolidera vår rapportering och tillgängliggöra stora mängder data för olika personer i olika delar av verksamheten. Med Bright Analytics får vi överblick, kan följa upp prognoser och sammanställa resultat på ett smidigt och pedagogiskt sätt, säger Jacob.

Noll manuellt jobb

På Fotografiska är mat och dryck en viktig del av upplevelsen och verksamheten. I restaurangen finns fine dining, brunch och man kan ta en drink eller kopp kaffe. På sommaren öppnas verandan upp, med utsikt över Stockholms hamninlopp och Gröna Lund.

Kassasystemet som används för den här delen av verksamheten är Ancon Cloud, som är integrerat med Fortnox.

– När vi bongar in en lunch och kunden betalar kopplas betalningen automatiskt till rätt kostnadsställe och bokförs på rätt konto redan i kassan. Nästa dag kan den som ansvarar för budgeten se transaktionen i Bright Analytics.

Inom retail-delen av Fotografiska, museishopen och biljettförsäljningen, används ett annat kassasystem, Sitoo

– Det funkar på samma sätt som för maten och drycken. För oss innebär det noll manuellt arbete samtidigt som det är tryggt eftersom vi vet att det bokförs korrekt och att allt stämmer i slutändan, berättar Jacob.

Bankkoppling

En viktig förutsättning för de här självkörande processerna är att Fotografiska har aktiverat kopplingen mellan Fortnox och banken.

– Det innebär att alla våra intäkter hamnar på balanskontot och att bankkontot hela tiden är up to date. Det gör det också enklare att följa viktiga nyckeltal och få en överblick på hur de olika delarna av verksamheten går. 

Även på kostnadssidan jobbar Fotografiska aktivt med automatisering och självkörande processer. Leverantörsfakturorna hanteras i Rillion One, som också är en integrationspartner till Fortnox.

– Möjligheten att kunna skräddarsy attest- och konteringsflöden och att det finns en second eye approval gör det till en lösning som passar vår verksamhet bra. När fakturorna väl är hanterade hamnar de i Fortnox utan någon manuell handpåläggning, berättar Jacob.  

Att kunna skräddarsy attestflöden var också ett viktigt skäl till valet av Pleo som leverantör av företagskort.

– Det och att man kan skapa virtuella kort och koppla till Apple Pay är ju väldigt smidigt och såklart också att det går att exportera datan direkt till bokföringen i Fortnox.

“Integrera allt som går”

Genom att koppla ihop Fortnox med en rad andra smarta system har Fotografiska skapat arbetsprocesser och automatiserade flöden som passar de unika förutsättningar som en global företagskoncern med många olika och transaktionsintensiva delar har. Men Jacob Karlqvist och kollegorna som jobbar inom finance och controlling känner sig inte färdiga.

– Vårt mål är att integrera allt som går med Fortnox. För att kunna fortsätta effektivisera och automatisera ännu fler processer och flöden, avslutar han.