Trygg tidrapportering förenklar för Växjö Byggteknik AB

Kristoffer Johnsson tog i augusti 2019 över Växjö Byggteknik AB efter sin pappa, som drivit företaget sedan 2005. Kristoffer hade jobbat ett halvår i företaget när han tog över, men var sedan tidigare en van egenföretagare. Han hade kombinerat sitt musikintresse och jobbet som ljudtekniker med vissa bygguppdrag i sin enskilda firma, då han tidigare arbetat som snickare.

– Bygguppdragen blev fler och fler och med tiden växte den delen av företaget, och det blev min nisch. Men jag har fortfarande kvar firman för att få utlopp för mitt musikintresse, säger Kristoffer Johnsson.

Från skärmtak till industrilokaler

Förutom Kristoffer består Växjö Byggteknik av kollegan Marcus, som är byggplatsledare på väg- och broprojekt till Trafikverket och olika kommuner, ofta i egenskap av underkonsult till andra konsultföretag. Kristoffers uppdrag är främst inom arkitektur och ritning av olika byggnader. Han gör även 3D-modeller av byggnaderna han ritat och håller virtual reality-visningar för fastighetsägare och deras kunder. Modellerna är så verklighetsnära att kunderna kan se “slutresultatet” innan ett spadtag ens tagits, eller en vägg slagits ut.

– Vi gör alltifrån skärmtak på 15 kvm i villaträdgårdar till ombyggnadsprojekt av industrilokaler på 15 000 kvm. Att kunna visualisera hur det kommer att se ut är avgörande, oavsett hur stort eller litet ett projekt är, säger Kristoffer.

Smidigare flöde med tidrapportering i Fortnox

Det var när Kristoffer tog över företaget som han kom i kontakt med, och bytte till, Fortnox. Först skaffades bokföring och fakturering, och strax efter fyllde de på med tid- och projekthanteringsprogrammet Fortnox Tid. Innan dess antecknade Kristoffer i telefonen hur många timmar han gjort, och i vilket projekt. De ville förenkla underlaget för faktureringen eftersom de tyckte att det var krävande – och inte särskilt smart – att gräva bland en månad gamla anteckningar för att ta fram underlag till faktureringen.

Förutom att underlätta faktureringen kompletterade de under våren 2020 med en koppling mellan Fortnox Tid och Fortnox Lön, vilket gjorde flödet ännu smidigare.

Idag rapporterar Kristoffer och Marcus löpande sin tid i Fortnox och utifrån tidrapporteringen skapar de alla fakturor i Fortnox i slutet av månaden, med 15 dagars betalningsvillkor. Ett par dagar innan löneutbetalning, skickas förra månadens tid till Fortnox Lön – och alla timmar som de fakturerat och jobbat är med.

– Det är schysst att det vi har fakturerat är det som betalar vår lön, för då vi vet att det alltid finns täckning, säger Kristoffer.

Att koppla ihop allt i Fortnox ger ett automatiserat flöde som sparar tid och skapar trygghet. Timmarna måste bli rätt i rapporteringen så att debiteringen till kund blir rätt. Därför är det skönt att alltid kunna gå tillbaka och kontrollera så att allt stämmer – ifall det skulle behövas.

– Det är samma siffror och projekt som hänger med från tidregistrering till fakturering. Skulle jag bli osäker på om en kundfaktura eller vår egen lön stämmer kan jag kolla sammanställningen över tid, frånvaro och projekt; jag ser direkt om det är för mycket eller för lite tid. Översikten är riktigt bra, säger Kristoffer.

Tidrapporteringen underlättar projekthanteringen

Fortnox Tid är mer än tidrapportering, enligt Kristoffer. Som konsultföretag säljer de just tid – men i skilda projekt, som är olika stora, och all tid kostar inte lika mycket. När den debiterbara tiden, upplagd som sju olika artiklar, ska fördelas är programmet även ett stöd för projekthantering.

– En bra översikt på det man säljer är viktigt, och vi får en påminnelse om vilka projekt vi har igång. När jag till exempel tidrapporterar på måndagen dyker förra veckans projekt upp. Det händer att jag kommer på att jag gjort tid i ett projekt på morgonen, när jag vid lunch ska rapportera i ett annat projekt, eftersom det dyker upp i översikten, säger Kristoffer.

Tryggt och enkelt att tidrapportera

Jämfört med deras tidigare program tycker Kristoffer att den största vinsten med Fortnox är tryggheten.

– Man känner sig säker på att det har blivit rätt. Innan var jag lite orolig för att jag tappat timmar någonstans om jag missat i mina anteckningar, men tack vare översikten och hanteringen av projekt så ser jag direkt om något inte stämmer. Det finns en systematik som är svår att uppnå på annat sätt.

Förutom tryggheten tycker Kristoffer att Fortnox Tid gör att han kan lägga mer fokus på andra saker.

– Man har en begränsad mängd psykisk energi per dag och man vill inte slösa den på att hålla koll på sin tid. Ibland lägger jag in tid flera gånger per dag bara för att få det ur huvudet och slippa tänka på det. Det blir som att jag har befriat hjärnan så fort det är inlagt, säger Kristoffer.

Exakt hur mycket tid Växjö Byggteknik sparar tack vare det automatiserade flödet i Fortnox är inte helt lätt att svara på. Men Kristoffer har en känsla.

– Jag har svårt att se att det skulle kunna gå snabbare!

Välkommen till ett sömlöst sätt att arbeta

Registrera din arbetade tid snabbt och smidigt, var du än befinner dig. När du kombinerar Fortnox Tid med Fortnox Bokföring och Fortnox Fakturering slipper du dessutom dubbelarbete. Du får en sömlös process, då den registrerade tiden med några knapptryckningar omvandlas till ett order- eller fakturaunderlag.