Stor tidsvinst och färskare siffror för NGS Group AB

NGS Group AB är en ledande nordisk koncern inom rekrytering, bemanning, interim och executive search. Verksamhetsområdena spänner från bemanning inom vård, skola och socialtjänst, till rekrytering av ledare och specialister inom såväl offentlig som privat sektor. Koncernen har idag sex olika verksamhetsområden och kontor i Stockholm, Göteborg, Karlskrona samt Oslo.

Större möjligheter med ett modernt affärssystem

På sätt och vis börjar historien om NGS Group och Fortnox med siffran 700. Fram till slutet av 2022 hade koncernen ett terminalserverbaserat affärssystem där de hanterade samtliga av koncernens kundfakturor. Den totala volymen av koncernens sex olika verksamheter hamnar på cirka 700 kundfakturor i månaden. Plötsligt stryps påminnelsehanteringen av fakturor i det befintliga affärssystemet. Och behovet av ett nytt system blir snabbt prioriterat.

– Vi är för stora för att skicka påminnelser manuellt. Vi insåg att vi måste byta system, där påminnelseförslag hanteras digitalt, säger Mona-Beth Pehrsson, ekonomichef på NGS Group.

Tillsammans med sina kollegor såg Mona-Beth många fördelar med att välja ett nytt system med ett mer öppet API, som var enkelt att integrera mot andra system. De ville också slippa underhålla ett dyrt, terminalserverbaserat system, där uppdateringar både krävde hjälp från externa it-konsulter samt att alla användare dessutom var tvungna att uppdateras samtidigt.

Modernt och smidigt var i stället en viktig del av kravställningen. Mona-Beth hade själv ingen tidigare erfarenhet av att arbeta i Fortnox. Det hade däremot hennes två kollegor, Camilla och Henrik, som redan då var mycket positivt inställda till systemvalet.

Så, de kontaktar Fortnox och beskriver sina behov för Axel, en av Fortnox rådgivare. Och snart kommer ett mejl med inloggningsuppgifter till systemet.

– Jag har aldrig varit med om något liknande. Axel förstod oss direkt, och att vi ville att det skulle gå snabbt.

“Det sparar så mycket tid”

Redan några månader efter uppstart är NGS i gång med att implementera öppna API:er mot sitt bokningssystem Recman, så att bifogade filer förs över direkt till Fortnox.

Kundfakturorna synkas redan automatiskt från Recman till faktureringsmodulen i Fortnox. Mona-Beth beskriver det som en otrolig skillnad i hastighet – och i hanteringen överlag.

– Innan fick vi ladda ner och importera filer. Nu ligger allt i systemet på morgonen när vi loggar in. Det är helt ovärderligt när man jobbar i högt tempo, det sparar så mycket tid.

“Handlar om att kunna vara effektiv”

Det är inte bara kundfaktureringen som blivit effektivare. Leverantörsfakturorna hanteras i ett system som heter Ascendo. När Mona-Beth och hennes kollegor lägger till en ny leverantör, synkas den direkt till Fortnox. I deras tidigare affärssystem kunde det ta en halv dag. Det kanske låter som att det inte spelar någon större roll. Men det gör det.

– När du väl sitter med en uppgift så vill du göra klart den med en gång. Det handlar om att kunna vara effektiv, säger Mona-Beth.

En annan viktig del är att de ser leverantörsfakturorna i Ascendo även inne i Fortnox. Det gör att de inte behöver hoppa mellan systemen.

– Den tidsvinsten är makalös. Jag klickar på bilden på kontot och ser direkt vad det är för faktura och om den är rätt konterad, säger Mona-Beth.

Färska siffror i bokföringen

Och flödet mot Ascendo är viktigt för NGS Group. Det är först när de har betalningsregistrerat en leverantörsfaktura som den får status som betald i Ascendo. Såklart. Men i det tidigare systemet behövde betalfilen uppdateras manuellt – ett onödigt dubbelarbete som försvunnit med Fortnox.

– Vi på ekonomiavdelningen slipper det momentet, och de som är berörda har uppdaterad information om fakturorna, säger Mona-Beth.

När Mona-Beth loggar in i Fortnox ligger alltså betalningarna redan där. Och det är bara att bokföra dem med en knapptryckning. Sen är allting färdigt.

– Då blir man en lyckligare människa, faktiskt. Jag och mina kollegor har en helt annan överblick och det är stor skillnad mot hur vi arbetade tidigare.

Kan växa tillsammans med Fortnox

NGS Group ska fortsätta att växa. Det betyder att volymen kommer bli större och större – och även att verksamheten i koncernen kan bli bredare. De är redan så pass stora att Mona-Beth inte ser några problem med att fortsätta växa i Fortnox.

– Om vi skulle behöva addera ett bolag till så har vi det up and running på 15 minuter i Fortnox. Det gör att förutsättningar finns för skalbarhet och att vi kan växa i systemet, både med fler bolag och större volymer. Dessutom är det en fröjd att jobba i systemet, säger Mona-Beth.

Mer om NGS Group AB

NGS Group AB är en ledande nordisk koncern inom rekrytering, bemanning, interim och executive search. Koncernen sysselsätter årligen omkring 1 200 personer, som huvudsakligen utgörs av uppdragsanställda eller underkonsulter som anlitas för uppdrag i NGS olika verksamheter. Bemanning sker i Sverige och Norge i såväl privat som offentlig sektor.