Smart integration för livsmedel tog Hooked Foods i hamn
Hooked Foods är ett livsmedelsföretag som vill leda övergången mot ett hälsosammare ekosystem i våra hav genom att erbjuda hållbara alternativ till fisk och skaldjur. De har tagit fram 100 procent växtbaserade alternativ som smakar gott, är näringsrika och fria från både tungmetaller och mikroplaster. Och som samtidigt minskar överfisket.
– Växtbaserad fisk är fortfarande ganska nytt och under utveckling men vi ser stor potential på området, berättar Julija Arcisevskaja, CFO, och Carl Andersson, Financial & Logistics Controller, på Hooked Foods.
Nya marknader och produkter
Resan har gått snabbt sedan Hooked Foods såg dagens ljus 2018. Nu hittar du inte bara produkterna i de flesta stora svenska matbutikerna, på inköpsplattformen Stockfiller samt på flera restauranger. Produkterna säljs även i Finland och Island och inom kort även i Norge och Tyskland. Just nu utvecklar de nya versioner av produkterna som kommer att vara helt utan soja – och därmed glutenfria.
Använder Fortnox sedan starten
Hooked Foods har använt Fortnox sedan starten och uppskattar hur ekonomisystemet – utöver bokföring – också erbjuder flera andra smarta lösningar.
– Fortnox är ett väldigt bra verktyg för mindre företag som vill växa. Det är användarvänligt, prisvärt och har många bra funktioner, säger Julija.
Företaget använder bland annat Fortnox för att attestera fakturor och automatisera hanteringen av kvitton och reseräkningar. Dessutom slipper de lägga in leverantörsbetalningar manuellt eftersom de har en bankkoppling.
– Det administrativa arbetet blir betydligt lättare för hela ekonomiavdelningen, säger Julija och Carl.
Koll på lager och spårbarhet
Inom livsmedelsindustrin finns det krav på att bland annat kunna säkerställa spårbarhet. Mycket som ska dokumenteras och registreras. Administrationen är tidskrävande och det är tungrott för mindre företag. När det handlar om livsmedel är det också viktigt att ha koll på datum på lagret, så att varorna inte blir för gamla – och därmed förloras.
– I början använde vi kalkylark för att hålla koll på lager och spårbarhet. Men vi insåg ganska snabbt att det inte var tillräckligt. Det var ansträngande och vi förstod att vi verkligen behövde ett affärssystem. Om någon ändrade en enda siffra så förändrades allt och ingenting stämde längre.
Anpassat för verksamheten
Hooked Foods letade efter ett kostnadseffektivt system som kunde ge dem fler analysverktyg. Och hantera allt från råvaror och skapandet av recept till produktion och certifikat. Det behövde vara ett ganska komplext system, som kunde hantera hela arbetsflödet med livsmedel.
I Fortnox marknadsplats upptäckte de till slut tracezilla, ett affärssystem designat för att täcka alla delar i ett livsmedelsföretag inom tillverkning såväl som handel. Och det var en stor fördel att det redan fanns en färdig koppling mellan systemet och Fortnox, eftersom Julija och Carl är väldigt nöjda med Fortnox som bokföringsprogram.
– Tracezilla är standardiserat och har de funktioner vi behöver. Det är en ofantligt stor skillnad att ha ett system som är byggt för livsmedel, där vi alltid kan lita på att spårbarheten och allt annat är korrekt, säger Julija och Carl.
Sparar tid och förenklar
Med tracezilla har många administrativa arbetsuppgifter blivit automatiserade. Bland annat har Hooked Foods nyligen börjat använda tracezillas automatiska lösning för dropshipping.
– Förut behövde jag först skapa en försäljningsorder och sedan en produktionsorder, men nu skapas produktionsordern automatiskt. Det innebär att jag sparar flera minuter per order, säger Carl.
Förutom att dropshipping-flödet har blivit enklare för Carl och Julija, så utnyttjar de också möjligheten att automatisera hanteringen av SRS-lådor (retursystem-lådor för livsmedel) i tracezilla.
– Vi fick hjälp med uppsättningen så att systemet automatiskt beräknar hur många lådor det behövs för att leverera produkterna på en order. Det gör att rätt antal SRS-lådor automatiskt läggs till på beställningarna. Det sparar mycket tid och minskar dessutom risken för att vi gör manuella fel.
“All information överförs automatiskt”
Tack vare kopplingen behöver Hooked Foods bara underhålla sin data på ett och samma ställe, nämligen i tracezilla. Likaså synkas fakturor i tracezilla samt lagervärdet så att korrekt lagervärde alltid visas i Fortnox. De kan också överföra och matcha utgifter i Fortnox med ordrar i tracezilla för att se kostnadsfördelningen.
– All information överförs automatiskt från tracezilla till Fortnox. Oavsett om vi skapar en ny artikel, kund eller leverantör så synkas det. Det är fantastiskt, säger Carl.