Onödiga möten kostar tid och pengar

Att sätta en sund möteskultur är inte bara trevligt för medarbetarna utan också nödvändigt för att spara tid och pengar. Att föreställa sig vad varje medarbetare istället hade kunnat åstadkomma på de 52 arbetsdagarna i onödiga möten är en hisnande tanke och det fina är att ni kan börja arbetet direkt. Det första du behöver tänka är att du inte ”bjuder in folk” till möten utan att du stjäl tid från deras arbete. Har alla det mindsetet kommer ni vara mer försiktiga med vilka ni bjuder in efter- som agendan behöver ha relevans för dem.
Och detsamma gäller det omvända. Se varje mötesinbjudan till dig som en potentiell stöld från din arbetstid. För att försäkra sig om att det inte är så måste varje mötesinbjudare motivera inbjudan med en agenda och varför det är relevant för dig.

Ingen agenda, inget möte

Eftersom det finns ett stort antal som överinbjuder antal människor till möten så är ett effektivt sätt att sänka frekvensen att villkora mötesinbjudningarna med agenda. Då kan de inbjudna ta ställning till huruvida det angår dem samt huruvida de kan delta eller inte. Som mötesinbjudare är man ofta fast i att inte exkludera folk, men glömmer bort att inkludera alla exklu- derar istället arbetstid och leder till stress. En tydlig agenda råder bot på det. Sätt siffror på rimligt antal möten i veckan samt var gränsen går för orimligt antal. Varje medarbetare behöver förstå när det är läge att tacka nej. Går man över ett orimligt antal möten i veckan brukar det resultera i att man sitter i mötet och jobbar samtidigt. Det innebär att man skenbart är med i kroppen, men knoppen är någon annanstans. Och visst är det onödigt att låtsas medverka i möten när man istället kan få mandat att avstå.
Några bra ”tacka nej till möten-meningar” är:

”Jag vill medverka, men jag kan inte då jag redan med råge nått kvoten för antal möten denna vecka och måste hinna med att göra mitt jobb!”.

”Tack för inbjudan till viktigt möte. Eftersom det inte riktigt rör min avdelning kommer min närvaro inte att tillföra något denna gång. Lycka till!”

Du kan också ställa motfrågor:

”Jag kanske har missat något i inbjudan. Men för att försäkra mig om vad jag förväntas tillföra mötet skulle jag vara tacksam för din motivering innan jag svarar.”

Jag är en stor förespråkare för att medarbetare tillsammans ska få forma möteskulturen på jobbet. Be HR eller personalansvarig att skicka en anonym enkät där alla får ge sin feedback på dagens möteskultur och önskad framtida sådan. Det kan vara alltifrån huruvida ni ska ha kameran på eller inte i digitala möten, till att lista ett bra/sämre fenomen i er befintliga möteskultur.

Det hela börjar med ledaren

Alla ledare behöver vara både medvetna och måna om att alla möten på jobbet får vara meningsfulla för deltagarna. En ledare som tackar ja till möten hen inte har tid med kan lätt sitta och göra annat under mötets gång. Sådana beteenden underminerar inte bara medarbetaren som bjudit in utan också värdet på insatsen hen gör på jobbet. Det är såklart inte meningen, men konsekvensen av att inte ha prioriterat sin tid. Har du inte tid att vara med på ett möte så är det skäl nog och en bra mening: ”Jag vill delta, men jag har inte tid just nu.” Alldeles för många slår knut på sig själva och äter lunch, försöker jobba och andas i havet av onödiga möten. Det leder till stress och en annan kostnad alltför få tänker på personalomsättningen.

Det finns en kalkylator för det med: snackasnyggt.se/personalomsattningskalkylatorn/

Förebygg stress och jobba för att få bort de där 52 dagarna. Det är ett bra professionellt nyårslöfte du kan hålla till dig själv och ledare kan hjälpa teamet mot – inga onödiga möten 2025.

Varmt lycka till!

PS. Vi gör inget matematiskt tal av vad det kostar i pengar, men om du är nyfiken kan du gå in på: snackasnyggt.se/moteskostnadskalkylatorn/