Här släpar inga fakturor
Växjö Bil & Släp har i snart 40 års tid varit en framgångsrik servicepartner till åkerier och transportörer i Växjöregionen. I den lilla koncernen ingår Växjö Bil & Släp, dotterbolaget Ryssby Lackering AB och O&P fastighets AB. De nuvarande ägarna Anders Ohlsson och Håkan Peterson tog över 2008, just när finanskrisen slog till och kunderna försvann.
– Det var en ytterst lärorik tid. Jag minns hur vi satt och vände på varenda faktura ner till några tior. En sådan period skulle alla företagare gå igenom.
Få knapptryckningar och sparad tid
Det klokaste beslutet vi tog under den tiden var att behålla personalen. När marknaden tog fart igen låg vi redan i startblocken och lönsamheten kom direkt. Detta är nog min viktigaste erfarenhet som företagare; ett bolags verkliga värde är dess personal, säger Anders. Nu har Växjö Bil & Släp lagt sin administration i Fortnox. Ett byte till molntjänster som de är mycket nöjda med.
– Visst var det lite ovant i början, och det tog lite tid att styra upp konteringar och annat. Det var lite som att byta från en Iphone till en Android. Men nu när vi vet hur smidigt det är och hur få knapptryckningar som behövs desto mer förtjusta är vi. Det var också ett tillfälle att städa upp bland kunder, leverantörer och artiklar. Vi tog bort allt som inte var använt det senaste tre åren, säger Håkan Peterson och visar hur enkelt han hanterar en faktura från en reservdelsleverantör samtidigt.
– Vi ägnar cirka femton minuter, kanske en halvtimma åt den här hanteringen varje vecka. Det är svårt att säga hur mycket tid vi sparar verksamheten, men jag gissar att det är 70 %, minst, fortsätter Anders Ohlsson
Digital administration
Under en vecka kommer det ungefär ett hundratal leverantörsfakturor. De skickas som en PDF-fil från olika leverantörer. Det kan vara allt från elräkningar till en ny hjulaxel till ett lastbilssläp på 38 ton. Fakturan kommer på mailen, Håkan kontrollerar den så allt stämmer, attesterar och skickar den för tolkning. Det kan han göra på alla skärmar, via mobil, app eller padda. Genom bankintegrationen går den automatiskt till banken, efter attestering i mobilen betalas fakturan via den dagliga bankkörningen. Fakturan är betald, bokförd och sökbar. Och tiden det har tagit för Håkan att göra jobbet är egentligen inte mer än några sekunder.
Molnet istället för bokhyllor
En annan stor fördel är att allt numera lagras i molnet. Tidigare blev det snabbt hyllmetrar med pärmar och papper och det var ett smärre elände när man var tvungen att kontrollera något bakåt i tiden. Dessutom kräver bokföringslagen att inget slängs på sju år.
– Den överblick vi får nu är suverän och att allting är sökbart är väldigt praktiskt. Vi anlitar en granne här på industriområdet som redovisningsbyrå, Joggen AB, skriv gärna att vi är mycket nöjda med dem. Även för Joggen är det enklare nu. Vi märker att vi kan utnyttja dem på ett mer rådgivande sätt. Fortnoxlösningarna sköter så mycket av själva bokföringen. Jag är övertygad om att vi kommer gå ännu mer åt det hållet.
– Att smarta verktyg, som Fortnox, sköter mer och mer av bokföringen och byrån hjälper oss med kvalificerad rådgivning lagar och regler. Förutsättningar förändras hela tiden och sådant hinner vi aldrig sätta oss in i. Vi är däremot bra på att laga släpvagnar och att hantera fakturor, säger Anders Ohlsson.