Gratis bokföringsprogram eller betalversion – att tänka på!

Att tänka på vid val av ett gratis bokföringsprogram

I och med att bokföringsskyldigheten träder i kraft redan i samband med företagets första affärshändelse är valet av programleverantör något som ofta görs i uppstarten av verksamheten. I uppstartsfasen är det naturligt att de ekonomiska resurserna är begränsade, och man vill gärna skära ned på utgifter som går att undvika. Att välja ett gratis bokföringsprogram kan därför vara lockande – men här gäller det att noga tänka igenom sitt val och fundera över hur väl gratisprogrammet kan tillgodose företagets nutida och framtida behov.

För att hjälpa dig som företagare listar vi nedan ett antal punkter som är värda att ha i åtanke i valet mellan gratis och icke-gratis bokföringsprogram.

Hur tjänar leverantören pengar?

Ett klassiskt citat som brukar användas i dessa sammanhang är “There’s no such thing as a free lunch”. Alla vinstdrivande bolag är beroende av en inkomst. Tar inte leverantören betalt för själva programvaran tillkommer oftast kostnader på annat håll för att kompensera för detta. Det kan till exempel röra sig om kostnader för support eller tickstjänster för grundläggande funktioner som annars ingår i priset hos betalprogrammen.

Ingår fri support?

Ibland uppstår hinder längs vägen – att då veta att man snabbt och enkelt har tillgång till en kostnadsfri programsupport är en stor trygghet för att det dagliga arbetet ska flyta på. Just supporten är ett vanligt exempel på något gratisprogrammen tar betalt för, men som ingår hos betalprogrammen. Ibland ingår viss support hos gratisprogrammen, men inte sällan finns då begränsningar i till exempel garanterad svarstid eller hjälpens omfattning.

Går det koppla ihop din bank för automatisk överföring?

En fördel som många betalprogram har mot ett antal av gratisprogrammen är att de går koppla ihop med företagets bank för automatisk överföring. På så sätt synkroniseras in- och utbetalningar automatiskt mellan banken och ekonomiprogrammet, vilket gör att det manuella arbetet minskar drastiskt. Med en automatisk bankkoppling sparar du en hel del tid som du istället kan lägga på annat.

Täcker programmet även framtida behov?

Många gratisprogram erbjuder grundläggande funktionalitet inom främst bokföring, fakturering och lön. Allt som oftast räcker dessa funktioner gott och väl för mindre företag som befinner sig i uppstartsfasen. Att välja ett gratis bokföringsprogram, gratis löneprogram eller gratis faktureringsprogram kan därför vara lockande. I takt med att företaget växer ökar ofta behovet av utökad funktionalitet, och det är därför viktigt att fundera på hur väl programmet kommer kunna tillfredsställa framtida behov. Kanske kommer någon form av tidsredovisning behövas? Automatiserad lagerbokföring? Eller en automatiserad utläggshantering i samband med att utläggen blir fler och fler? Programmet i fråga kanske dessutom bara är optimerat för att klara av ett visst antal verifikationer eller fakturor, vilket gör att du blir tvungen att byta leverantör när företaget växer och blir större – problem du ofta undviker med betalprogrammen.

Finns etablerade byråer med kunskap inom programmet?

Oavsett om du planerar att sköta din bokföring själv, eller om du redan från början vill dela på ansvaret med en redovisningsbyrå, är det en trygghet att veta att programmet du väljer används av etablerade byråer runt om i landet. I och med att gratisprogrammen i huvudsak erbjuder mer grundläggande funktioner är det vanligt att byråerna främst arbetar i välutvecklade betalprogram. Väljer du ett program som redovisningsbyråerna är vana vid blir det ofta lättare att få experthjälp när behov finns för det.

Kan du integrera gratisprogrammet med andra system?

Ett bra sätt att effektivisera din företagarvardag är att integrera ekonomiprogrammet med övriga tjänster som används i företaget – till exempel kassasystem, webbshop, projekthantering eller annat. Vissa betalprogram kan koppla ihop sig med flertalet tredjepartssystem för en sömlös och automatisk överföring av information, så kolla om detta även gäller ditt gratisprogram.

Kommer programmet finnas kvar?

Om leverantören bakom gratisprogrammet är ny och icke-etablerad på marknaden finns en risk att programmet kommer att försvinna om de misslyckas med att få in intäkter via de tilläggstjänster som ofta är den huvudsakliga inkomstkällan. Givetvis finns risken att även leverantörer bakom betalprogram lägger ned – inget företag är helt säkert från konkurs – men tack vare en säker och kontinuerlig inkomst i form av en programavgift har betalprogrammen ofta en stabil grund att luta sig mot.

Möjlighet att växa med betalprogram

Att många av gratisprogrammen håller god kvalitet för grundläggande behov råder det inga tvivel om. Däremot är funktionaliteten ofta svår att jämföra med betalprogrammens, som i regel kan erbjuda en komplett helhetslösning med tjänster som förenklar ditt företagande. Betalprogrammen har tack vare en säker inkomstkälla möjlighet att ligga i framkant av den tekniska utvecklingen, och kan följaktligen erbjuda de senaste och mest automatiserade lösningarna på marknaden.

Med ett betalprogram slipper du extra avgifter för basala tilläggstjänster som exempelvis programsupport med garanterad svarstid, vilket är en stor trygghet för att ditt dagliga arbete ska flyta på så smidigt som möjligt. Med de större betalprogrammen säkerställer du dessutom att hjälp finns att tillgå i form av redovisningsbyråer som är bekanta med programmen, vilket ofta inte är fallet med ett gratisprogram.

Vilken typ av bokföringsprogram du än väljer är det viktigt att du som företagare känner känner dig trygg med programmet och dess funktionalitet. Tänk noga igenom om det är tillräckligt för att tillfredsställa dina nutida behov, och även om det uppfyller dina framtida, växande behov.

Kom igång med Fortnox

Med Sveriges mest använda molnbaserade ekonomiprogram får du ett smart och smidigt system som passar just din verksamhet – oavsett storlek och mängden transaktioner. Med ett molnbaserat program är din bokföring helt digital, och du kan tack vare det hålla koll på hur ditt företag mår även när du är på språng.