Nu banar vi väg för enklare samarbete i Fortnox Lön

Från 1 november blir det möjligt för alla anställda som ligger upplagda i Fortnox Lön att själva registrera sin när- och frånvaro under månaden. En nyhet som gynnar den anställda i form av ökad inblick och delaktighet, och den som hanterar lönerna på företaget – som nu slipper att mata in avvikelser manuellt inför varje månads lönekörning.

Underlättar samarbetet

Funktionaliteten där anställda själva kan sköta sin egen registrering är inte helt ny – det har tidigare varit möjligt med tillvalet Lön Personlig. Att det nu blir en del av det ordinarie utbudet i Fortnox Lön är ett naturligt steg för att underlätta samarbetet mellan de anställda och den som hanterar företagets löner.

Malin Sköld, produktområdeschef på Fortnox, förklarar:

– Genom att involvera de anställda mer i det löpande arbetet slipper löneadministratören själv sitta och mata in avvikelser såsom sjukdom, semester, övertid och så vidare inför den 25:e varje månad.

De anställda registrerar sin när- och frånvaro direkt i Fortnox App eller genom att logga in i Fortnox på webben. Det fungerar precis lika bra för anställda som bara behöver registrera avvikelser från ordinarie arbetstid, som för timanställda utan schema som registrerar alla sina arbetade timmar.

Ingen extra licenshantering

Att man slipper den extra licenshanteringen i Lön Personlig för att involvera de anställda i lönearbetet tror Malin kommer vara en uppskattad nyhet hos de flesta – och kanske lite extra för vissa företag.

– I och med att vi fasar ut det som tidigare varit ett tillval i Lön Personlig blir det enklare att komma igång med ett effektivare samarbete, då funktionaliteten inte längre ligger inlåst i en extra licens som behöver beställas och läggas till på respektive anställd, säger Malin Sköld.

– De som tidigare hanterat mycket extraanställda och tillfälligt anställda såsom sommarjobbare slipper nu göra en tilläggsbeställning eller uppsägning varje gång någon börjar eller slutar.

Funktionen är helt valfri att använda, och går att ställa in på individnivå.

– Om ett annat försystem används för den här typen av registreringar, eller om man av någon annan anledning vill stänga av funktionaliteten, görs det enkelt av löneadministratören på respektive anställds personalkort i Fortnox Lön, säger Malin.

Bättre insyn för anställda

Förutom att de anställda kan registrera när- och frånvaro får de även tillgång till vyn “Min anställning”, där de snabbt och enkelt får en överblick över sina saldon för semester, komp och flex. De kan även se och ändra sina grunduppgifter, vilket gör att de inte behöver höra av sig till löneadministratören vid exempelvis byte av adress, kontaktuppgifter eller bankkonto. Förutom det hittar de anställda också sina lönebesked i vyn “Mina lönebesked”.

Steg för steg – så här kan lönearbetet se ut framöver

Löpande när- och frånvaroregistrering
Under månaden registrerar de anställda avvikelser såsom sjukdom, semester och övertid med mera direkt i Fortnox App eller på webben. När en anställd är klar med månadens registreringar klarmarkeras dessa.
Allt förberett inför lönekörning
När det är dags för lönekörning behöver den löneansvariga bara kontrollera att allt ser korrekt ut och komplettera med eventuella tillägg, avdrag eller andra justeringar – de anställda har ju redan gjort grundarbetet. Om en redovisnings- eller lönekonsult ansvarar för att betala ut lönerna finns en attestfunktion där ansvarig chef på företaget hjälper till med kontrollen.
Lönebeskeden publiceras och betalas ut
De anställda får sina lönebesked levererade direkt i Fortnox App eller på webben. Där får de även en överblick över sin respektive saldon för semester, komp och flex.