E-faktura – vi listar alla fördelar

E-faktura är en faktura i elektronisk form som levereras direkt till en bank (om man är en privatperson) eller ett ekonomisystem (om man är ett företag), där alla uppgifter – avsändare, belopp, datum och moms – fylls i automatiskt. En e-faktura tar ingen omväg via ett e-postprogram och kräver därför inte heller någon manuell hantering.

Skapar utrymme för rådgivning 

När företag kan skicka och ta emot e-faktura tar de ett viktigt och rejält kliv mot det vi idag kallar för automatisk bokföring. Det vill säga att ekonomisystemet hämtar in data från andra plattformar, tolkar informationen med hjälp av historiska mönster, ger bokföringsförslag och sedan bokför transaktioner automatiskt. Konsultens roll handlar då mindre om att stämma av så att bokföringen är korrekt och mer om att hantera eventuella avvikelser och insikter som flaggas upp av programmet.

Automatisk bokföring skapar därför förutsättningar för konsulter att jobba mer med kvalificerad rådgivning och det gör e-faktura till en viktig kugge i ett modernt samarbete mellan redovisningsbyråer och företag.

6 fördelar med att skicka e-faktura 

• Effektivt – byråns kunder,företagen, sparar tid på att inte behöva skriva ut, frankera och posta pappersfakturor, eller exportera digitala fakturor till pdf:er och maila ut

• Bättre för miljön – de kan skippa fakturor på papper eller pdf:er som ska skrivas ut

• Snabbare betalningar – fakturorna går ut och betalningarna kommer in snabbare. Det ger företagen en starkare likviditet

• Bättre kontroll – alla fakturor finns samlade på en plats

• Enklare även för företagens kunder eftersom många av uppgifterna redan är ifyllda när det är dags för betalning

• Säkrare – förifyllda uppgifter minskarrisken för fel jämfört med manuell inmatning

Tänk på!

De som ska ta emot e-faktura behöver ha ett program eller system som har stöd för att göra det.

6 fördelar med att ta emot e-faktura 

• Noll pappershantering – byråns kunder, företagen, kan arkivera fakturorna digitalt 

• Allt på ett ställe – fakturorna kommer in som original och mellanlandar inte i mailen. Det innebär att man inte måste föra över informationen till andra ställen för att säkerställa att det är sparat

• Sparar tid – de slipper mata in uppgifter manuellt

• Säkrare – genom att slippa manuell inmatning minskar även risken för fel

• Fakturorna bokförs automatiskt

• Bättre kontroll – det är enklare att söka och kolla upp en digital faktura i efterhand 

Kom igång med e-faktura – så gör ni

Redovisningskonsulter har en viktig roll att spela när det gäller att få fler företag att skicka och ta emot e-faktura och ge digitaliseringen i samhället en skjuts framåt.

Börja med att kommunicera fördelarna, vilken skillnad det faktiskt kan göra i företagens vardag. Både rent praktiskt, att de sparar tid och får en säkrare hantering – men också hur det påverkar samarbetet med byrån. Att e-faktura skapar större utrymme för stöttning i deras företagande.

I nästa steg är det dags att aktivera tjänsten. Företag som vill skicka e-faktura måste bjuda in sina kunder och leverantörer. Företag vill ta emot e-faktura behöver informera sina leverantörer om att det föredrar e-faktura.

Andra regler för offentlig upphandling

Sedan 2019 måste företag som levererar varor eller tjänster till någon av Sveriges kommuner, regioner eller statliga myndigheter skicka e-faktura. Lagkravet gäller alla offentliga upphandlingar, inklusive direktupphandlingar, och innebär att alla pappersfakturor och pdf-fakturor till offentliga organisationer måste styras om till e-faktura.

Kan bli obligatoriskt

E-faktura är inte bara en viktig fråga i redovisningsbranschen. Myndigheten för digital förvaltning, Digg, har tillsammans med Skatteverket och Bolagsverket uppmanat regeringen att utreda om det ska bli obligatoriskt för företag och offentlig förvaltning att använda e-faktura. Bakgrunden är att man vill snabba på digitaliseringen inom såväl näringslivet som myndighetssverige.

Läs mer och tipsa dina kunder om hur de kommer igång med e-faktura här