Bättre kvittohantering på nolltid

Allt började med en tjänst där företag kunde erbjuda sina anställda hushållsnära tjänster som löneförmån. Idag har Timewave utvecklats till ett komplett webbaserat affärssystem som ger stöd för hela affärsprocessen, med allt från orderläggning och schemaplanering. Det är ett system som används av runt 300 företag inom professionell hemservice och städ.

Någon som har varit med sedan starten på Timewaves resa, och företagets olika skepnader, är Anders Klevby Bäckman, vice vd.

– Allt började 2010. Då föddes idén om att bygga ett affärssystem för företag som sysslar med hushållsnära tjänster, säger Anders.

Fortnox med på resan

Det lilla teknikbolaget med huvudkontor i Stockholm har sedan länge använt Fortnox företagsplattform för att hantera företagets ekonomi.

– Vi har använt Fortnox Bokföring och Lön länge, vilket har fungerat väldigt bra och vi är supernöjda.

Timewave fick nys om Fortnox genom sin redovisningsbyrå, och har sedan dess även själva arbetat i de olika programmen.

– Redovisningsbyrån rekommenderade det. Men Fortnox går ändå inte att missa. Många av våra kunder använder även plattformen i sina bolag.

Lyckat pilotprojekt

På senare tid har Anders och Timewave testat på något nytt hos Fortnox, nämligen Kvitto & Utlägg. Tjänsten vill förenkla all kvittohantering för företagare där ute i landet. Det ska vara enkelt och gå snabbt för alla – användaren som fotar kvittot, men även den som stämmer av bokföringen och hanterar lönerna. För varför lägga massa tid på kvitton och dubbelarbete?

– Vi fick testa Kvitto & Utlägg genom ett pilotprojekt hos Fortnox. Vi fick delta i detta tack vare vår redovisningsbyrå, som jobbar mycket mot att bli mer digitala och effektivisera processer.

Pilotprojektet blev lyckat, och idag har Kvitto & Utlägg blivit en naturlig del i Timewaves vardag.

– Projektets process har gått superbra, väldigt smidigt och enkelt. Kvitto & Utlägg tar ingen tid att lära sig, man förstår det direkt och använder det bara. Det är ingen uppstartstid över huvud taget.

Tjänsten har underlättar väldigt mycket för Anders som, enligt sig själv, inte är den bästa på att hålla koll på papper.

– Jag tycker det är skittråkigt med olika papper. Kvitto & utlägg har underlättat oerhört för mig, som är dålig på att hålla koll på kvitton. Man skannar med appen, vilket är hur lätt som helst. Informationen tolkas och man får bland annat förslag på kontering. Stämmer det inte är det lätt att ändra, du adderar även kostnadsställe, kontrollerar och sedan är det klart. Det går fort och det blir rätt. Verkligen supersmidig hantering.

Från papper till digitalt

Tidigare jobbade Timewave på ett mer traditionellt vis med papper. Nu har det digitala sättet tagit allt mer plats i verksamheten.

– Förut hanterade vi alla papper, såsom kvitton, på traditionellt vis – stoppade i kuvert och skickade till redovisningskonsulten. Då fick konsulten bokföra manuellt och sätta in allt i en pärm. Det är så tråkigt att jobba med papper, ingen människa vill göra det.

Det som tidigare var en lång och tidskrävande process, fixar Anders nu på några få minuter.

– Förr tog det mycket längre tid, dels för mig som rapporterade in allt, dels för redovisningskonsulten. Tidigare kunde jag bli sittande en halv dag med alla kvitton, nu kan jag lösa det mycket snabbare med Kvitto & Utlägg. Det känns som en självklar tjänst att använda. Vi sparar både tid och pengar. Det blir mindre jobb för konsulterna med, och de blir jätteglada. Jag kan vara mer produktiv och jobba mer med kunder, istället för tråkig administration. Nu blir det dessutom gjort i tid. Jag är supernöjd måste jag säga, avslutar Anders.