Att koppla ihop affärssystemet med Fortnox sparar tid
Webbaserat hantverkssystem
Entré Office från Hantverksdata är ett webbaserat system som tar hand om administrationen för det mindre hantverksföretaget. Systemet innehåller lösningar för de flesta hantverksbranscher såsom el, VVS, måleri, glas, plåt, ventilation och bygg, och man erbjuder funktioner som arbetsorder, fakturering, tidsregistrering, egenkontroller, dokumenthantering och uppdaterade prislistor från de ledande leverantörer.
Genom integrationen mellan Fortnox och Entré Office ges möjlighet att sköta t ex kundreskontra och bokföring – i samma system. I Entré Office hanterar man allt för den dagliga verksamheten såsom att skapa arbetsorder, dokumentera eller registrera tid och material och sedan hanterar man fakturering, inbetalningar, leverantörsfakturor, bokföring, lön osv i Fortnox.
Sparar tid med integrationen
Ett företag som använder sig av den här integrationen är Carlgrens El. Företaget har 25 anställda, kontor i Falun och Stockholm och erbjuder som namnet antyder tjänster inom elinstallation. Max Hedberg är den på Carlgrens El som, bland annat, ansvarar för att administrationen fungerar och han är väldigt nöjd med sina båda affärssystem och integrationen dem emellan.
– Ja absolut, det här har sparat oss mycket tid. Tidigare satt jag med smålappar som jag fick skriva in i ett dokument som skickades till vår redovisningsbyrå. Det var papper överallt och kunde bli ganska rörigt.
Nu har vi en digital kedja hela vägen till redovisningsbyrån. Det var innan jul som Max började fundera på hur man skulle ta tag i situationen med allt handarbete vid administrationen. Eftersom man redan hade Fortnox sökte de efter en effektiv lösning som passade deras företag och valet föll på Entré Office.
– Vi blev inbjuda till ett par timmars utbildning och det visade sig passa våra behov helt perfekt. Genom en app matar jag, och alla anställda, in ordrar, tidredovisning och annat direkt i mobilen. Jag kan också scanna in fakturor direkt ute hos grossisten. Det är väldigt lättarbetat.
Full digitalisering av administrationen
Det har också blivit en bättre överblick för företagsledningen då samtliga anställda arbetar i samma system.
– Eftersom det är ett webbaserat system har vi det alltid tillgängligt. Det är bara att gå in i appen och kolla upp det man själv undrar. Eller om det kanske kommer en
fråga från en kund har man alltid svaret med sig, i sin mobil. Redovisningsbyrån LRF är också nöjd med det förändrade arbetssättet. Om det blir något fel eller om det är något som måste åtgärdas är det betydligt enklare att lösa det nu, berättar Max.
– Det har blivit en betydligt rakare väg till våra redovisningskonsulter och jag vet att de också uppskattar den här digitaliseringen av vår administration. Att hålla koll på smålappar tar både mycket tid och det finns såklart risker med det också. Nu matar vi in allt direkt, ofta redan ute på fältet och det är hur smidigt som helst.
Så här fungerar Fortnox integrationer
Fortnox program går att integrera med en mängd olika typer av program och system, exempelvis kassasystem, webbshopar och workflowsystem. Det finns idag drygt 200 integrationer.
Fördelar med en integration. Tack vare integrationen får man med Fortnox affärssystem och program från andra leverantörer en välfungerande automatiserad helhet där man
inte behöver registrera samma information på flera ställen, och inte heller behöva riskera att någon information är inaktuell. Med hjälp av Fortnox integrationer kan man
spara mycket administrativ tid. Det som annars behöver matas in i systemet manuellt kommer automatiskt in via Fortnox integrationer.